Cuando se trata de productividad, todos nos enfrentamos al mismo reto, solo tenemos 24 horas al día. Y esto simplemente puede parecernos insuficiente para lograr nuestros objetivos, especialmente si somos ambiciosos y soñamos en grande.
Sin embargo, algunas personas parecen tener el doble del tiempo; tienen una extraña habilidad para hacer las cosas. Incluso cuando tienen múltiples proyectos, alcanzan sus metas sin falta. Estas personas parecen incansables, son más optimistas y están dispuestas a emprender muchas más tareas para lograr el éxito. Aún así no debemos confundirnos, no se trata de que estén sometidas a un régimen de trabajo incansable, se trata de que estas personas realizan las acciones correctas y trabajan de forma inteligente.
“El tiempo es realmente el único capital que cualquier ser humano tiene y lo que menos se puede permitir malgastar o perder.”- Thomas Edison
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Todos tenemos que sacar provecho de la vida. No hay mejor forma de hacer algo que ajustar el tiempo preciso para lo que hay que hacer.
Se siente increíble cuando sales de la oficina después de un día altamente productivo. Con el enfoque adecuado, puedes hacer que esto ocurra todos los días. Imagínate todos los días viviendo con esa satisfacción de que has hecho lo correcto y de que no has desperdiciado tu tiempo. Esto es posible y puede reportarte un nuevo estado mental en el que las cosas sean mucho más fluidas y en el que tengas tiempo incluso para emprender nuevos proyectos.
Con esto no quiero decir que tienes que trabajar más del tiempo suficiente, pero si digo que es necesario trabajar más inteligentemente.
Las personas súper-productivas lo saben. A medida que pasan los días se basan más en los tips de productividad que les hacen ser mucho más productivos. Trabajan eficientemente cada minuto de cada hora sin perder tiempo en ningún esfuerzo adicional.
Lo mejor de estos tips es que son fáciles de implementar. Tan fáciles que puedes comenzar hoy.
Échales un vistazo, impleméntalos en tu vida y ve cómo se dispara la productividad en tu día.
Contenido
- 1 1) Nunca postergues algo para después
- 2 2) Deja todo listo para el día siguiente
- 3 3) Come Ranas
- 4 4) Lucha contra la tiranía de lo urgente
- 5 5) Di no a las reuniones extensas
- 6 6) Aprende a decir No
- 7 7) Revisa tu correo electrónico en momentos determinados
- 8 8) No a la multitarea
- 9 9) Ve fuera de la red
- 10 10) Delega
- 11 11) Haz uso de la tecnología
- 12 Lleva todo junto
1) Nunca postergues algo para después
Las personas productivas no ponen nada en el compás de la espera, ya que postergar es una gran pérdida de tiempo. No guardes el correo electrónico o una llamada telefónica para más tarde. Tan pronto como te enfrentes a la situación, debes actuar en consecuencia, delégalo o elimínalo.
La procrastinación es algo que puedes eliminar de tu vida con una agenda de tareas establecida el día anterior y con un chequeo de tus logros al final del día. Sigue lo establecido en tu agenda y verás que incluso podrás encontrar algo de espacio a lo largo del día para realizar tareas adicionales.
2) Deja todo listo para el día siguiente
Las personas productivas terminan cada día preparando el siguiente. Con esta práctica se logran dos cosas: 1) afianzas lo que estás logrando hoy y 2) Te aseguras de tener un futuro productivo. Esto te toma solo un par de minutos y es una gran manera de terminar tu día de trabajo.
“Por cada minuto que dedicas a la organización, ganas una hora.”- Benjamin Franklin
3) Come Ranas
“Comer rana” es el mejor antídoto para la dilación y las personas ultra-productivas empiezan cada mañana con este sabroso manjar. En otras palabras, el elemento más temido y menos apetecible es importante si quieres lograr buenos resultados en tu día. Después de esto, estarás liberado para hacer frente a lo que se venga en el día.
Lo más difícil al principio del día te da una sensación de logro que te impulsa a ir más allá de lo que creías que era posible. El logro de estas tareas en las primeras horas de la mañana hará que tu cerebro libere endorfinas y toda una serie de neurotransmisores que harán que te sientan más feliz y energizado apra realizar nuevas y retadoras tareas a lo largo de toda la jornada.
4) Lucha contra la tiranía de lo urgente
La tiranía de lo urgente hace referencia a las cosas pequeñas que tienden a colocarse en tu camino para que cambies de dirección dejando de lado lo que realmente importa. Esto crea un gran problema ya que estas pequeñas cosas a menudo tienen poco impacto o poco valor en tu plan general de trabajo.
Si das lugar la tiranía de lo urgente, puedes encontrar que pasan los días e incluso las semanas y nada estás haciendo por lo realmente importante. Las personas productivas son buenos extinguiendo los incendios que se presentan en el camino y están dispuestos a ignorar o delegar las cosas que se interponen en el camino.
En lugar de colocar lo urgente primero en tu agenda, coloca aquello que es más importante y que demanda más tiempo y esfuerzo. Una vez que hayas liberado de tu agenda aquello que era vital, podrás dedicar más tiempo de tu día a realizar tareas secundarias aportando un alto valor en el desarrollo de las mismas.
“El tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor usamos.”- William Penn
5) Di no a las reuniones extensas
Las reuniones largas son la mayor pérdida de tiempo que hay. Las personas súper-productivas saben que una reunión que se prolongue mucho, puede durar para siempre si lo permiten. Para esto es importante informar al inicio de la reunión los temas a tratar y el tiempo que se le dará a cada uno. Esto establece un límite que motiva a todos a estar más enfocados y ser más eficientes.
Si tú eres el que organiza la reunión, haz que esta n tenga un tiempo predeterminado y no te salgas de esa estructura de tiempo. Respeta el tiempo de los demás y pide que los demás respeten tu tiempo también. Cada minuto de tu día es valioso y los demás deberían saberlo de antemano. En caso de que una reunión se esté prolongando demasiado, puedes excusarte y pedir que te envíen un resumen de la reunión a tu correo electrónico para salir de la misma a cumplir tu horario normal.
“La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que eres el piloto.”- Michael Altshuler
6) Aprende a decir No
Esta es una palabra que las personas súper-productivas no deben tener miedo a decir. Cuando es el momento de decir que no, evitan frases como –yo no creo que pueda- o –no estoy muy seguro-.
Decir no a un nuevo compromiso, honra tus compromisos existentes y te da la oportunidad de cumplir con éxito lo que ya tienes que hacer.
Las investigaciones realizadas en la Universidad de San Francisco en California han demostrado que las personas que se les dificulta decir no a ciertas situaciones, tienen más probabilidades de experimentar estrés, agotamiento e incluso depresión. Aprende a decir no, esto levantara tu estado de ánimo así como tu productividad.
A menos que las tareas nuevas o adicionales reporten beneficios realmente significativos, tanto en términos de ingresos como para tu proyecto de vida, estas tareas pueden esperar y tener un lugar posterior en tu agenda. Así que sé valiente y di que no. Al final estarás agradecido contigo mismo por el valor que tuviste y por la forma en que enfrentaste las demandas de nuevas tareas en tu horario.
7) Revisa tu correo electrónico en momentos determinados
Las personas súper-productivas no permiten que el e-mail sea el causante de una constante interrupción. Además de revisar tu correo electrónico en un horario específico, asegúrate de que cuando los leas, puedas asignarles la prioridad por remitente.
Redacta el mensaje correcto a tus proveedores y clientes más importantes. Algunas personas incluso establecen una respuesta automática que permite al remitente saber cuándo revisarás tu correo electrónico de nuevo.
No todas las personas te van a escribir a la misma hora o en un mismo día, pero esto no significa que debas revisar tu correo electrónico a todas horas. Si tienes un horario periódico de revisión, como una sola vez al día o día de por medio, te asegurarás de no perderte nada importante y de estar al corriente de cada nueva demanda de proveedores y socios de negocio.
8) No a la multitarea
Las personas súper-productivas saben que las multitareas son un factor verdaderamente asesino. Las investigaciones realizadas en la Universidad de Stanford confirmaron que las multitareas son menos productivas que hacer una sola cosa a la vez. Los investigadores encontraron que las personas más bombardeadas de información electrónica, no pueden prestar demasiada atención, recordar información o cambiar de trabajo con facilidad.
Pero, ¿Habrá personas que en realidad tiene un don especial para hacer multitareas? Los investigadores de Stanford compararon grupos de personas en función de una tendencia a realizar múltiples tareas y las creencias que estas personas tenían acerca de su rendimiento. Encontraron que las personas con multitareas sienten que aumentan su rendimiento, lo que en realidad, es falso aunque sea en una tarea de las muchas que hacen en comparación con aquellos que les gusta hacer una sola cosa a la vez. Las personas con multitareas con frecuencia hacían las cosas peor porque tenían más problemas para organizar sus pensamientos y dificultades para filtrar la información relevante.
Las multitareas reducen la eficiencia y el rendimiento, ya que el cerebro solo puede centrarse en una cosa a la vez. Al intentar hacer dos cosas a la vez, el cerebro humano no tiene la capacidad de llevar a cabo ambas tareas con éxito.
9) Ve fuera de la red
No tengas miedo de ir fuera de la red cuando lo necesites. Da a una persona de confianza un número de teléfono para llamar en caso de emergencia y deja que esa persona actúe como filtro en ciertas situaciones. Estas situaciones tendrán que ir a través de ellos y cualquier cosa que no sea clara tiene que esperar. Esta estrategia es una manera a prueba de balas de completar los proyectos de alta prioridad.
“Un hombre recibe el valor de una semana en un año, mientras que otro hombre consigue el valor de una año completo en una semana.”- Charles Richards
10) Delega
Las personas súper-productivas aceptan el hecho de que no son las únicas personas inteligentes, con talento en su organización. Ellos confían en las personas, para hacer su trabajo de manera que puedan centrarse en sus propios asuntos con mayor eficacia.
Muchas personas que están a tu lado pueden hacer las cosas mucho mejor de lo que las haces tú mismo. Así que ¿Por qué no darles una oportunidad? Con esto, probarás a tus compañeros de trabajo, les demostrarás confianza y descubrirás quién es bueno para qué tareas, al mismo tiempo estarás empoderando a tus socios y compañeros para que te apoyen en cualquier cosa que tú necesites cuando no puedas estar personalmente al frente por tiempos prolongados.
11) Haz uso de la tecnología
La tecnología atrapa muchas críticas por ser una distracción, pero también puede ayudar a que te concentres. Las personas súper-productivas hacen uso de la tecnología.
Más allá de la creación de filtros en tus cuentas de correo electrónico para que los mensajes se ordenen a medida que van llegando, haz uso de las aplicaciones IFTTT, que establece las contingencias en tu teléfono inteligente y te avisa cuando algo importante sucede. De esta forma, cuando llegues esos correos importantes, tú lo sabrás.
No hay necesidad de estar revisando constantemente tu teléfono para actualizar tu estado en redes sociales. A veces aplicaciones de publicaciones periódicas y en múltiples redes como Buffer pueden serte útiles para mantenerte en contacto con tu audiencia si es que has llevado tu negocio a las redes sociales.
También puedes complementar con el uso de respuesta automáticas para tus redes de Facebook y establecer tiempos en los que quieres hacerte cargo de los mensajes que dejaron tus fans en la página de Facebook o en Instagram.
Lleva todo junto
Todos estamos buscando maneras de ser más eficaces y productivos. Espero que estas estrategias sean un toque extra a tu base de conocimientos aplicativo. Al final del día no se trata de trabajar más sino de hacerlo de una manera sabia e inteligente, y que pueda estar al mismo tiempo armonizada con las necesidades de una vida placentera.
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