La externalización o delegar, a menudo vista con recelo y temor, es en realidad una herramienta poderosa y necesaria en el arsenal de un empresario exitoso y ocupado. En lugar de ser motivo de temor, la externalización inteligente puede ser un catalizador clave para la expansión y optimización de un negocio. A continuación daremos una mira a las razones por las que la externalización tiene sentido, especialmente para los emprendedores ocupados, y cómo se puede implementar de manera efectiva para lograr resultados significativos.
Contenido
- 1 Priorizar para prosperar
- 2 Pasos prácticos para implementar la externalización
- 3 Explorando opciones para externalizar las tareas de tu negocio
- 4 Externalización en la vida cotidiana:
- 5 Pasos fundamentales para comenzar con la externalización para aumentar la productividad en tu negocio
- 6 Plataformas para contratar asistentes virtuales:
Priorizar para prosperar
Como CEO de tu negocio, la priorización adecuada de tu tiempo y energía es crucial. Se debe enfocar la atención en las tareas que verdaderamente impulsan el negocio hacia adelante. La idea de “hacerlo todo” es simplemente insostenible. Una pregunta fundamental que tienes que hacerte es si las actividades diarias están generando el mayor impacto posible.
La clave aquí radica en la necesidad de claridad en tres áreas esenciales:
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- Identificar qué es lo que realmente te motiva y dirige en el negocio.
- Reconocer qué actividades te agotan y distraen.
- Identificar tareas que deberías estar realizando, pero que evitas debido a limitaciones de tiempo y recursos.
Es crucial aclarar que la externalización se aplica a las tareas que agotan energía, no generan ingresos y no brindan satisfacción personal. No se puede externalizar actividades que son productoras de ingresos o aquellas en las que eres insustituible, como la prospección, el contacto con prospectos, el seguimiento, la creación de contenido personalizado, etc.
Pasos prácticos para implementar la externalización
Para implementar la externalización de manera efectiva, se pueden seguir tres pasos clave:
Paso 1: creación de una lista integral de actividades semanales
El primer paso consiste en elaborar una lista detallada de todas las actividades realizadas semanalmente, tanto en el ámbito personal como en el empresarial. Esto brinda una visión completa de cómo se invierte el tiempo.
Paso 2: identificación de actividades creadoras de ingresos
Luego, se debe identificar las 2 o 3 actividades que tienen un impacto directo en los ingresos del negocio. Estas actividades son las que no pueden ser externalizadas, pero que merecen una inversión significativa de tiempo y energía.
Paso 3: identificación de tareas externalizables
Finalmente, se revisan las tareas restantes y se destacan aquellas que pueden ser externalizadas o automatizadas. La regla general es considerar si la tarea podría ser el trabajo principal de alguien más. Por ejemplo, llevar la contabilidad podría ser responsabilidad de un contable, mientras que la gestión de redes sociales podría ser realizada por un especialista en redes sociales.
Explorando opciones para externalizar las tareas de tu negocio
La externalización puede adoptar varias formas, cada una con su propósito y aplicación específicos:
1. Apoyo continuo: Esto implica contratar asistentes virtuales, editores de video, gestores de podcasts, contadores, etc. Estos profesionales brindan apoyo constante en tareas esenciales pero no centrales.
2. Asistencia basada en proyectos: Para proyectos específicos con límites de tiempo y alcance definidos, se pueden contratar profesionales como desarrolladores web, diseñadores gráficos, redactores, entre otros.
3. Soluciones Automatizadas: En la era digital, existen herramientas y software que pueden automatizar procesos empresariales, como generación de prospectos, gestión de relaciones con clientes y automatización de marketing en redes sociales.
Es importante notar que las redes sociales, aunque efectivas, no son propiedad del negocio. Los algoritmos cambian y las reglas evolucionan, lo que puede afectar la visibilidad en plataformas sociales. Para establecer un activo duradero, se recomienda la construcción de un sitio web, una lista de correo electrónico y/o una lista de mensajes de texto.
Externalización en la vida cotidiana:
Además de las tareas empresariales, la externalización también puede mejorar la vida cotidiana. Algunas ideas de externalización offline incluyen:
1/ Limpieza y mantenimiento del hogar: contratar un servicio de limpieza, paisajistas o un manitas para liberar tiempo y energía puede ayudare a liberar mucho tiempo.
2/ Preparación y entrega de comidas: externalizar la planificación y cocción de comidas a través de servicios de chefs profesionales o entrega de comidas.
3/ Cuidado de niños: contratar una niñera o canguro para cuidar de los niños mientras trabajas puede reducir el estrés y aumentar tu productividad.
Existen plataformas como TaskRabbit, Thumbtack, Care.com y HomeAdvisor que ayudan a encontrar proveedores de servicios locales. La lectura de reseñas y la comparación de precios y servicios son esenciales antes de elegir un proveedor.
Pasos fundamentales para comenzar con la externalización para aumentar la productividad en tu negocio
Si bien la externalización puede parecer abrumadora, seguir algunos pasos clave puede facilitar la transición:
Paso 1: centralización y organización del contenido
Utilizar soluciones de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive para mantener organizados los archivos y el contenido. Esto mejora la eficiencia y la seguridad.
Paso 2: protección de los activos en línea
En la era digital, la seguridad en línea es esencial. El uso de administradores de contraseñas como LastPass o 1Password puede proteger contraseñas y datos sensibles.
Paso 3: entrevistar y contratar
Definir el rol deseado y publicar una oferta de trabajo detallada. Evaluar a los candidatos a través de entrevistas y pruebas. Una vez seleccionado el candidato adecuado, establecer expectativas claras y mantener una comunicación efectiva.
Plataformas para contratar asistentes virtuales:
Existen varias plataformas en línea para contratar asistentes virtuales, cada una con sus propias ventajas:
1/ Upwork: Ofrece una amplia selección de candidatos talentosos de todo el mundo, con características de seguimiento del tiempo y protección de pago.
2./Fiverr/99Designs: Plataformas para trabajos específicos, como redacción, diseño gráfico y más, con tarifas asequibles.
3/ Indeed: Ideal para contratar personal local, como asistentes personales.
Herramientas esenciales para la gestión de equipos virtuales
La comunicación y la gestión eficaces son clave para el éxito de la externalización. Herramientas como Slack, Zoom y Trello pueden mejorar la colaboración y la productividad.
Conclusión: desbloqueando tu potencial a través de la externalización
En resumen, la externalización inteligente es esencial para el éxito de los empresarios ocupados, también para los networkers y otros emprendedores. La priorización, la identificación de tareas externalizables y la implementación de pasos clave pueden transformar la eficiencia del negocio y mejorar tu calidad de vida. La externalización no es solo un concepto, sino una herramienta que puede marcar la diferencia entre la lucha constante y el logro sostenible en el mundo empresarial actual.
Con información de My Life Style Academy.
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