15 estrategias para hacer una LISTA DE TAREAS que sea efectiva

Si estás motivado para usar esta herramienta de productividad para facilitarte la vida, entonces será más fácil.

8 de julio de 2020
Foto: Envato Elements

Una de las técnicas de productividad más antiguas es la clásica y efectiva elaboración de lista de tareas, y esto es por una buena razón. Se trata de una de las formas más productivas para que tú y todos los demás hagan algo más rápido y eficientemente. Ya sea con una lista mental o con algo que estés escribiendo, una lista de tareas es una herramienta esencial en la productividad.

Al mismo tiempo, se trata de una de las herramientas de productividad más confusa que existen. Por ello muchas personas desacreditan esto por múltiples razones y no creen que elaborar una lista de tareas sea una buena idea. Pero mi argumento es que tal vez tú y otras personas no están haciendo una lista efectiva de tareas, por lo que aquí vamos  a ver cómo hacer un listado que sea adecuado para tus necesidades.

¿Por qué molestarte con una lista de tareas efectiva?

Mucha gente piensa que las listas de tareas son una pérdida de tiempo y que realmente lo único que te producen es una sensación constante de culpabilidad por la imposibilidad de terminar todo lo planeado cada día. Otros piensan que basta con hacer una nota mental de lo que tenemos que hacer y que nuestra memoria es la mejor. Pero lo cierto es que con la actitud adecuada, una lista de tareas puede ser un arma de productividad muy poderosa.

El hecho de escribir las tareas pendientes hace que estés menos estresado porque de ese modo te aseguras de que no vas a olvidar nada, y cuando hayas terminado con una tarea, te podrás poner a trabajar en la siguiente sin tener que estrujar tu cerebro pensando cuál es la siguiente labor en el orden de prioridades.

Las has estado usando mal

Antes de saltar a las estrategias para construir una lista de tareas que sea efectiva, vale la pena saber por qué deberías molestarte en crear una para ti. El primer punto importante es que muchas personas han estado elaborando listados para hacer todo mal.

Dos de los errores más comunes que se cometen son:

  • Las personas usan las listas como una medida para saber si son productivas o no.
  • Pusieron en la lista demasiados elementos para desarrollar.

Sin embargo, desde todo punto de vista es comprensible saber por qué tú u otras personas hacen esto. Una lista de tareas es una herramienta de productividad, por lo que tiene sentido acumular labores para luego realizarlas. Sin embargo, el cerebro no funciona de esa manera. Si tienes muchas tareas escritas en tu lista, se siente como una tortura ya que parece que el listado nunca termina.

Al principio, puede sentirse bien que siempre tengas algo pendiente para hacer, pero ten en cuenta que solo tienes tiempo en un día. Es importante que le otorgues más valor a entregar un trabajo de calidad en lugar de una gran cantidad.

En esa misma nota, si eres alguien que tiende a buscar la validación, contar con una lista de tareas puede ser difícil. Habrá días en los que no podrás hacer todo debido a los diferentes eventos que se presentan en la vida. Esto crea una presión innecesaria y que seguramente te envía a un torbellino de estrés.

Te ayuda a mantenerte enfocado

Cuando creas una lista de tareas efectiva, el objetivo principal es poder proporcionar claridad y enfoque. Si las has estado haciendo mal, es posible que hayas notado que solo te has estado enfocando en esa labor de tu lista de tareas y es la única que has estado haciendo.

Esto puede verse eclipsado debido a los múltiples elementos que se encuentran en tu listado, pero te estás enfocando en una tarea durante un tiempo determinado. Sin embargo, realmente ves esto en acción cuando consideras tener una lista de tareas más corta.

Entiendo que una lista de tareas no es para todas las personas, pero este enfoque es útil para toda la gente al comenzar. Todavía no estás muy seguro acerca de cuáles son tus objetivos o el camino que realmente deseas tomar. También puedes tener dificultades para determinar el próximo paso hacia el cual puedes trabajar.

Una lista de tareas pendientes es una guía a la que vas a poder consultar cuando lo necesites. Además, las técnicas que mencionaré a continuación harán que las listas de tareas sean mucho más efectivas para ti.

15 estrategias para una efectiva lista de tareas

Comenzarás a ver cuán poderosa es una lista de tareas cuando consideres las diversas tácticas que vas a poder incorporar en una o todas esas labores. Esta es tu lista de tareas, así que elige entre las estrategias que mencionamos a continuación para encontrar la que más te convenga. Si no estás seguro, no tengas miedo de experimentar y mezclar varias combinaciones hasta dar con la que más se acomode a ti.

Recuerda que el camino hacia el éxito es uno de los que tienen muchas rutas de ramificación, por lo que los métodos que utilizarás son solo tu elección.

1. Divide la lista en dos partes

La primera estrategia es dividir la lista de actividades en dos partes. Estas dos partes se llaman las labores diarias y las tareas pendientes.

Las labores diarias son todas aquellas tareas cotidianas que deseas desarrollar más. Por ejemplo, si quieres crear un hábito, o hacer ejercicio por la mañana, una tarea diaria podría ser que sigas una rutina de entrenamiento de 15 minutos o salir a caminar durante una hora todos los días.

Por su parte, las tareas pendientes son actividades no diarias que debes realizar en algún momento. Quizás necesites preparar un informe en el trabajo o hacer una presentación. Todo eso lo puedes poner en tu columna de tareas.

Esta es una estrategia efectiva porque estas ahorrando todo el desorden hacia el que gravita la mayoría de las personas. Como se mencionó anteriormente, la gente llenan sus listas con varias actividades, y muchas de ellas son tareas que harían de todos modos, como ir de compras o dejar a los niños en la casa de una amiga.

2. Pon un límite a todas tus tareas

Si encuentras que dividir tu lista en dos partes es demasiado para ti, sugeriré que la brevedad sea una virtud al hacer estos listados. Puedes establecer cualquier número de elementos, pero la clave es que debes tener en cuenta que tienes un límite establecido en mente. Algunas personas no poseen más de siete tareas, mientras que otras bajan hasta solo tres. Haz lo que te haga sentir cómodo.

La idea detrás de esto es enfocarte en las tareas más importantes que necesitas realizar en ese horario. Por supuesto, hay otras cosas que también harás durante la jornada, y eso está bien, pero debes priorizar los elementos de tu lista de tareas antes de que termine el día.

3. Usa listas de verificación para las tareas complejas

Si ya vienes haciendo listas estrechas pero estás realizando otras tareas más difíciles, mi sugerencia es desglosar esa labor. Ya sea que se trate de pasos completos que debes tomar o de anotar detalles importantes que deben estar presentes, eso depende de ti.

De cualquier manera, esto te permite asegurarte de que haces todo de la manera correcta y que no te estás perdiendo ningún detalle o paso clave.

4. Aborda los MIT primero

Un MIT es la “tarea más importante” que tienes por desarrollar. Otra forma de ver esto es abordar primero la tarea más grande e intimidante. El por qué quieres hacer esto se remonta a la manera como funciona nuestro cerebro.

Es posible que puedas sentirte obligado a hacer las tareas más fáciles primero antes de llegar a la labor más grande, pero el problema es que estas tareas, incluso las más fáciles, suelen agotar tu energía. Además, si tienes un encargo realmente grande que completar, lo más probable es que estés pensando hacerlo en el transcurso del día. Eso significa que estás gastando más energía solo de pensarlo.

Todo eso no sería un problema si esa gran tarea intimidante se abordara a primera hora de la mañana.

5. Crea una lista de “Trabajo Hecho”

Otro enfoque interesante que debes considerar es tener una lista de “Trabajo hecho”. Este es un listado en el que se incluyen todas las tareas que ya has completado desde tus actividades pendientes. Para muchas personas es satisfactorio simplemente poder tachar un elemento de su relación y terminar con él, pero dependiendo de lo que estés poniendo en esas listas, una columna de “Trabajo Hecho” podría ser inspiradora.

Imagínate si tú eres alguien que coloca labores fáciles por encima del promedio en tus listas de tareas, actividades que requieren una o dos horas para poder completarse correctamente. Esto puede inspirarte para hacer más si, después de una jornada de trabajo, te das cuenta de cuánto lograste realizar a lo largo del día a través de este listado.

6. Haz que tu lista esté ubicada en un lugar fácil de ver

Desde papel de colores hasta publicarlo en un lugar que sea obvio, siempre vas a querer que tu lista esté en un sitio donde puedas verla fácilmente. Eso sí, no es necesario tener esta relación frente a ti todo el tiempo, ya que con ello podrías crear un estrés innecesario. Pero ponerlo a un lado, o cerca de tu puesto de trabajo, es una buena idea: eso te permitirá echar un vistazo cada determinado tiempo y saber exactamente lo que hay que hacer.

7. Agrégale elementos de juego

Si la pluma y el papel no son lo tuyo al momento de hacer las listas de tareas, hay varias aplicaciones que también pueden guiarte. Lo mejor de las aplicaciones de listas de tareas es que hay más espacio para la creatividad, y algunos de los desarrolladores incorporan juegos en ellas para hacerlas más divertidas.

Por ejemplo, Todoist tiene un sistema de logros donde las personas ganan insignias a medida que realizan más tareas. También está Bounty Tasker, que hace sentir que tus tareas son misiones secundarias en un videojuego.

8. Fíjate plazos

El trabajo se expande para llenar el tiempo asignado.

Es una vieja filosofía que todavía suena a verdad con la forma en que somos productivos. Por ejemplo, supongamos que te han asignado para escribir un informe y se te da una semana para hacerlo. Es probable que trabajes en él de manera constante durante toda la semana. O si eres un procrastinador, lo estarás posponiendo hasta la noche anterior y lo terminarás a solo unas horas del límite de entrega.

Pero, ¿qué puede suceder si se te asigna la misma tarea y solo te dan una hora para completarla? Es probable que termines el informe a tiempo, pero priorizarás los puntos principales y más importantes, y los destacarás en lugar de llenarlo con pelusas que son innecesarias.

El punto principal de esto es que con tus objetivos y los elementos en tu lista de tareas pendientes, deseas tener plazos. Cuando se trata de hacer listas, mi sugerencia es que te des un día para completar las labores allí consignadas. Esto es suficiente presión e incentivo para que trabajes duro en esas actividades.

9. Agrega tareas cuando estés terminado la lista

Otra estrategia para cumplir con tu lista de tareas es asignarte labores incluso cuando estás trabajando en otra cosa. Ten en cuenta que no es algo que debas realizar en ese momento, pero esto puede ayudar a las personas que luchan por pensar en qué centrarse a continuación.

Eso es lo mismo que cuando escuchas algo interesante y lo escribes. Es aconsejable ya que te ahorra la molestia de tener que pensar en esa idea en lugar de centrarte en la tarea en cuestión. También te evita recordar cuál es el encargo si eres del tipo de personas que escribe la lista de tareas del día siguiente al final de tu jornada laboral.

10. Se cómodo con la revisión de tu lista de tareas

Dependiendo de tu mentalidad general, otra buena estrategia es mirar tu lista de tareas y hacer los cambios que necesites en ella. Si estás practicando la estrategia anterior, puede existir la posibilidad de que tu listado de labores pendientes se haya ido alargando y establezcas expectativas poco realistas de que puedes terminar todo en un día.

Al darte la oportunidad de revisar tu lista de tareas, te permites extender tus actividades en lugar de agruparlas. Esto ayuda a tu mentalidad ya que la lista no te abrumará.

11. Escribe tareas, no metas

Debes tener listas separadas para tus tareas y tus objetivos. La idea es no poner metas en tu relación de labores en absoluto.

Si bien las tareas pueden ayudarte a alcanzar las metas que te has propuesto, esos objetivos son deseos mucho más grandes y no algo que puedes lograr en el transcurso de un día. Por ejemplo, “aprender a hablar francés” es un objetivo; sin embargo, puedes dividir ese objetivo en una tarea diciendo “lee el contenido en francés durante 15 minutos” o “mira una película en francés”.

Eso igualmente se extiende a los objetivos, también. Puedes ver esto como hitos. Volviendo al ejemplo de hablar francés, un objetivo puede ser “discutir mis comidas favoritas con alguien en francés”. Ese es el resultado deseado y que estás buscando en tu práctica.

12. Mantén las listas de tareas con palabras claves

Aquí, breve significa escaneable en el sentido de que vas a poder revisar rápidamente la lista y saber de inmediato lo que debe hacerse. Esto lo logras si te centras en las palabras clave de cada una de las tareas específicas y no tener que leerlas toda. Por ejemplo, digamos que tu garaje es un desastre y quieres limpiarlo. En lugar de escribir una oración larga, mantenla corta y escribe algo como “limpiar el garaje durante 30 minutos”, o simplemente puedes escribir “garaje limpio”.

Con esta estrategia, pasarás menos tiempo escribiendo la labor pendiente al hacer la lista de tareas y terminarás más rápido. Además, confía en palabras de activación para que tu mente recuerde detalles específicos para esa tarea.

13. Puedes tener múltiples listas

Como se mencionó anteriormente, es una buena idea tener listas separadas para varias cosas, como para las metas, los objetivos, las labores diarias, así como las tareas pendientes. Otra forma de hacerlo mejor es contar con un sistema en el que estés consultando desde tres listas.

Estas listas son:

Una lista maestra

Aquí es donde se encuentra cualquiera de tus objetivos a largo plazo, como mudarte a una casa nueva, salir de determinadas deudas o construir un negocio. Estas son cosas que te tomarán un año o más para poderlas lograr.

Una lista semanal de proyectos

Aquí debes incluir todas las cosas que deseas lograr para cuando llegue el final de la semana. Se trata de actividades que van a mover la aguja lentamente hacia algunos de los elementos de tu lista maestra. Del ejemplo anterior, estos objetivos  podrían ser estar haciendo una investigación sobre cómo obtener un préstamo comercial, buscar una casa o establecer una cuenta de ahorros.

Una lista de alto impacto

Por último, estas son tareas que deben realizarse hoy. Si están relacionados con las dos listas anteriores o no, no importa. Aquí es donde se colocan las tareas de alta prioridad. Los ejemplos pueden ser llamar a personas específicas o trabajar en un proyecto o un informe que se entregará pronto.

Al tener estas listas en su lugar, te referirás a menudo a los listados de proyectos semanales y a la relación de alto impacto y determinarás si una tarea semanal se debe mover a esa columna.

A medida que lo hagas, comenzarás a notar cuánto tu vida diaria tiene un impacto en los objetivos que están escritos en esa lista maestra. Eso puede ser inspirador ya que lo que estás haciendo es acercarte activamente a tus objetivos.

14. No aumentes la dificultad de tus tareas hasta que estés listo

Algunas de las estrategias mencionadas pueden parecer fáciles en la superficie, pero requieren mucha fortaleza mental. La motivación es algo inusual, y nuestros cerebros están conectados para procesar de cierta manera. Si estás buscando un cambio genuino y algo que se mantenga, el mejor principio es conservar las cosas simples y fáciles al principio.

Puede ser un lastre, pero a menudo no te das cuenta de cómo esos pequeños pasos podrían jugar un papel crucial para que comiences a correr y perseguir tus sueños. No te avergüences si tienes que comenzar con tareas simples para ti. Incluso volver a las tareas diarias que realizas de todos modos, como bañarte, lavar la ropa o comprar comida, es una buena manera de empezar.

Poner esos elementos en la lista al principio te hace sentir que has tenido un día productivo. A partir de ahí, puedes desafiarte con tareas más difíciles. Incorpora una rutina de ejercicios o pasa media hora en una tarea que signifique algo para ti.

La idea es facilitar la rutina para no sentirte abrumado.

15. Mide tu tiempo

La última estrategia que puede ayudarte es medir tu tiempo. ¿Cuánto tiempo te lleva terminar una tarea específica? No necesitas buscar detalles, pero asegúrate de cronometrarte a lo largo de una semana y obtén el tiempo promedio dedicado a esa labor.

¿Porque es esto importante? Esta información puede desglosarse de dos maneras.

La primera forma es usarlo como un marcador para aumentar la eficiencia. Dependiendo de la tarea, puedes encontrar nuevas formas de lograr los mismos resultados en menos tiempo.

También te permite saber qué puedes hacer en un día determinado. Si sabes que te toma aproximadamente una hora completar tu rutina matutina, serás más consciente de cómo te mueves en esa actividad.

Además, si sabes qué tareas realizarás al día siguiente, puedes administrar mejor tu tiempo, ya que sabrás aproximadamente cuánto te llevará realizarlo todo.

Pensamientos finales

Crear una lista de tareas efectiva no es tan fácil como parece. Hay todo tipo de estrategias únicas para probar, algunas más desafiantes que otras. Sin embargo, si estás motivado para usar esta herramienta de productividad para facilitarte la vida, entonces será más fácil. Todo lo que necesitas hacer es seguir esforzándote y experimentar y reevaluar cuando sea necesario. Comienza hoy con tus listas de tareas.

Vía | Life Hack

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