Cómo las empresas de venta directa pueden preparar los mejores viajes de incentivos

*Por Philip Cochrane.

Este plan ayudará a cubrir todas las bases y aspectos importantes antes del próximo gran evento planificado por las compañías de venta directa. 

Por mucho que la industria de la venta directa esté en un estado de cambio, algunas cosas son realmente atemporales, es decir imprescindibles siempre. La importancia de reunirse en persona es parte integral de la cultura de prácticamente todas las empresas del canal. Asegurarse de que tu evento, ya sea un viaje de incentivo exótico, una conferencia regional o una convención mundial, se desarrolle sin problemas y cree recuerdos imborrables debe ser una prioridad máxima.

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Una vez que tu empresa decida lanzar su próximo evento, una visita al sitio puede ser un próximo paso muy útil en el proceso de planificación del evento. Una visita al sitio no solo te permite elegir la mejor ubicación para el viaje, sino también encontrar el hotel adecuado para satisfacer las necesidades demográficas de tus asistentes.

Tiempo y valor

Dependiendo del momento de tu evento, este proceso se puede realizar en una sola visita.

Muy a menudo, en la industria de ventas directas, las empresas deciden sobre una ubicación y un hotel incluso antes de visitarlo, lo cual está bien siempre y cuando trabajes con una empresa experimentada en viajes de incentivos y eventos que realmente haya estado allí y comprenda los deseos y necesidades de tu compañía y pueda ayudarte a sortear los obstáculos inevitables que encontrarás en el camino.

Si planeas realizar una visita de seguimiento después de firmar el contrato del hotel, asegúrate de incluir al menos tres noches gratis en la negociación para esa visita final al sitio.

Aquí hay cuatro cosas importantes que las empresas de venta directa deben hacer al momento de realizar una visita a los hoteles en anticipación a eventos y convenciones. 

1. Pasar al menos una noche en cada uno de los hoteles preferidos y que podrían ser seleccionados 

Obtendrás una idea mucho mejor de la experiencia general del hotel como huésped que durante un paseo diurno.

2. Haz un paseo detallado

Incluye cada posible lugar del evento, la agenda de tu reunión y las actividades en el sitio. Este es el momento perfecto para realizar una prueba anticipada de tu evento. 

3. Busca lugares fuera del sitio para una cena VIP

La ubicación correcta es clave para una cena VIP exitosa, así que dedica tiempo a revisar varias opciones, probar sus menús, escuchar a los músicos y reunirte con el equipo de decoración.

4. Prueba todo el viaje de incentivo de principio a fin

Si actividades como el golf son importantes para este viaje, prueba el transporte hacia el campo, la bienvenida, el alquiler de palos y la configuración del carrito. Si estás planeando una cena, prueba la calidad de la comida y el servicio en cada uno de los restaurantes. Cuantos más socios y proveedores puedas conocer mientras estés en la ciudad, mejor será a largo plazo.

Una visita minuciosa al sitio para probar un próximo evento puede tomar de 3 a 4 días para reducir lo que se siente bien para tu grupo y descartar lo que no debería ser incluido. Lo sabrás cuando lo experimentes, ¡confía en tu instinto!

Limita las sorpresas

El valor y el prestigio de los viajes de incentivo no se pueden subestimar: tus distribuidores trabajan arduamente para ganárselo y, comprensiblemente, tienen grandes expectativas de una experiencia única.

Una de las cosas más importantes sobre la planificación y ejecución de un viaje de incentivo exitoso es mitigar las posibles sorpresas negativas. Una visita al sitio detallada y minuciosa es tu mejor opción para crear un evento memorable para ti y tus distribuidores. Permanece completamente preparado recorriendo todo el viaje para saber dónde podrían surgir problemas y establece un plan para resolverlos.

¿Qué es un viaje de familiarización?

Un viaje de familiarización significa “viaje de familiarización” y es un beneficio de estar en la industria de las  ventas directas. Los viajes de familiarización están patrocinados por proveedores de viajes, hoteles, líneas de cruceros, centros turísticos, empresas de viajes de terceros y juntas de turismo. Los viajes de familiarización son viajes experienciales exclusivos para ejecutivos de ventas directas, viajes de incentivo, tomadores de decisiones de conferencias o convenciones, directores de eventos, personal de eventos y compañías de viajes de terceros.

Los viajes de familiarización son la mejor manera de determinar con confianza la ubicación óptima para tu gran evento; nada se compara con experimentar el destino y los resorts de primera mano. Esencialmente, un viaje de familiarización te lleva entre bastidores para experimentar un lugar con la esperanza de que regreses con los deseos de vivir todas las experiencias de nuevo, o de realizar las conferencias o la convención de tu empresa. Una experiencia personal es mejor que cualquier reseña que puedas leer. Experiméntalo, luego resérvalo.

Viajar como un profesional: lo que se debe y no se debe hacer en los viajes de familiarización

Diviértete pero recuerda para qué estás ahí.

Conoce lo más posible sobre la ubicación y los productos del hotel con anticipación. De esa manera, tendrá más sentido y significará más cuando lo experimentes. Además, podrás obtener información adicional que podría ser valiosa para ti o tu futuro evento. 

Llega unos minutos antes.

La puntualidad es importante para que no te esperen otros asistentes a viajes de familiarización. En tu habitación, las solicitudes o quejas sobre el aire acondicionado, plomería, etc., deben dirigirse al personal apropiado de manera diplomática, respetando la colaboración con los patrocinadores del viaje de familiarización. 

Usa el sentido común con las personas que conoces.

Puedes decirle a la gente que eres parte de la industria de viajes, pero no dejes que otros invitados sepan que estás en un viaje de familiarización. Sé sociable, pero siempre usa la discreción. 

Participa en el tipo de experiencia de viaje que experimentarán tus asistentes.

Infórmate, pero piensa desde el punto de vista de los posibles asistentes al evento.

Tómate el tiempo necesario para decir “gracias”.

Todos aprecian la gratitud cuando se han desviado de su camino. Rara vez las cosas serán 100 por ciento de tu agrado, pero aun así ha sido una nueva experiencia de viaje para ti. Recuerda reconocer la generosidad del proveedor a través de un “gracias” verbal al personal y al equipo que te han brindado un buen servicio. No olvides agradecer a su personal de limpieza con propinas.

Con información de Direct Selling News.

*Philip Cochrane ha estado en la industria de la venta directa durante más de 20 años y es cofundador y presidente de iCentiviz. iCentiviz ofrece más de 100 años de experiencias combinadas en la industria con una pasión profundamente arraigada por ayudar y apoyar el crecimiento de las empresas de venta directa a través de sus viajes de incentivos, conferencias y convenciones.