Organizar un evento exitoso de networking no siempre requiere un presupuesto descomunal, sino una combinación equilibrada de creatividad y responsabilidad financiera. Sea que quieras organizar el próximo evento de tu compañía, un evento mastermind y simplemente una gran reunión de presentación de negocios, las siguientes ideas pueden ser muy útiles para todos los emprendedores del canal.
Una buena planificación puede maximizar la experiencia de los asistentes de tus eventos sin exceder los costos. Entender los contratos del lugar del evento, optimizar la programación, reutilizar materiales y mantener una comunicación eficaz son estrategias clave para lograrlo.
Definiendo la estrategia y los costos del montaje
Analizar detenidamente el contrato del lugar puede evitar gastos innecesarios. Los recargos por exclusividad en servicios como montaje, producción, impresión o instalaciones suelen incrementar significativamente el presupuesto. «Por ejemplo, en un lugar exclusivo, los costos de montaje pueden representar hasta el 20% del presupuesto de producción, frente al 3-8% en un lugar no exclusivo«. Este tipo de diferencias puede traducirse en miles de dólares que podrían destinarse a otros elementos clave del evento.
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Una programación eficiente puede generar ahorros sustanciales. Realizar ensayos iniciales fuera del escenario principal y aprovechar espacios como la sala general para múltiples actividades permite reducir los costos de montaje. Esto no solo optimiza el presupuesto, sino que también permite invertir más recursos en elementos impactantes del evento.
Reutilizar y rediseñar elementos personalizados (que tal vez se usaron en otros eventos) es otra estrategia inteligente. Diseños como logotipos o decoraciones de escenario pueden adaptarse para futuros eventos, ahorrando significativamente. Además, trabajar con socios de producción para almacenar y reutilizar estructuras grandes, como instalaciones de exposiciones, enriquece la experiencia de los asistentes y disminuye la necesidad de nuevas adquisiciones.
Relaciones y organización con el equipo de trabajo
La organización y una planificación anticipada son fundamentales. Una comunicación clara con el equipo y los socios de producción asegura que se cumplan los objetivos del evento y se optimicen los recursos. Establecer relaciones de largo plazo con proveedores confiables puede simplificar procesos y garantizar propuestas económicas adaptadas a las necesidades de cada evento.
Comenzar a planificar con meses de antelación facilita negociar con proveedores y obtener descuentos. Este enfoque no solo beneficia al presupuesto, sino que también permite una mejor preparación para abordar cualquier desafío que pueda surgir.
En conclusión, no es necesario gastar de más para crear un evento memorable. Con un enfoque estratégico y colaborativo, es posible maximizar los recursos, reducir costos innecesarios y ofrecer una experiencia impactante para los asistentes. Al fin y al cabo, si puedes lograr un gran evento, que impresione a los asistentes y genere gran emoción, perspectivas e ilusión, seguramente lograrás grandes objetivos de ventas, y es precisamente esto lo que debes plantearte para futuros eventos de networking, capacitación o presentación de negocios.
Con información de Direct Selling News.
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