Incluso con todos los avances en la tecnología moderna, solo hay un determinado número de horas en el día para incluir todo lo que necesitamos hacer. Una simple lista de «tareas pendientes» no siempre es suficiente, y es fácil sentirte a la deriva en un mar de labores sin un remo. La clave para administrar todas las responsabilidades laborales en tu agenda es la priorización.
En teoría, la priorización es bastante simple: escribe lo que necesitas hacer y luego comienza a desarrollarlo.
Sin embargo, esta es la cuestión de la priorización: siempre está cambiando. Cada gerente de proyecto sabe que las cosas surgen, fallan y se mueven. La forma en que nos adaptamos a estos cambios puede determinar el éxito o el fracaso de nuestra eficacia al completar esa lista de tareas pendientes cada vez mayor.
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En este artículo, veremos varias formas de ayudarte a convertir en un maestro de la gestión del tiempo en el trabajo y evitar que todas esas placas giratorias proverbiales se estrellen contra el suelo.
Contenido
- 1 1. Escribe todas las cosas que necesitas hacer
- 2 2. Comienza preguntando: ¿Qué es realmente importante aquí?
- 3 3. El triángulo de costo, alcance y fecha límite de entrega
- 4 4. Aplica la Matriz de Eisenhower
- 5 5. Comienza con lo más difícil… ¡Confía en mí!
- 6 6. Has que tu priorización sea precisa con el método ABCDE
- 7 7. Mantén las cosas realistas
- 8 8. Identifica tu tarea del 20%
- 9 9. Deja de revisar tu correo electrónico tan a menudo
- 10 10. Revisa y reevalúa
- 11 11. Aprovecha al máximo la tecnología moderna
- 12 12. Toma un consejo de Warren Buffet
- 13 13. ¿Estás delegando? Porque debería ser así
- 14 14. El enigma del barco con fugas
- 15 15. Aplica los 5 por qué
- 16 16. No dejes que los golpes te hagan renunciar
- 17 Línea de fondo
1. Escribe todas las cosas que necesitas hacer
Convertirte en un maestro de priorización tendrá numerosos beneficios. Harás más cosas, subirás la escalera laboral más rápido y tendrás más tiempo libre para disfrutar de la vida fuera del trabajo. Sin embargo, todo comienza con una lista de lo que necesitas hacer.
Escribe las cosas que debes realizar en el trabajo hoy, mañana, esta semana y este mes. No te preocupes por el pedido, llegaremos a eso en un minuto, simplemente escribe todo.
2. Comienza preguntando: ¿Qué es realmente importante aquí?
Lo más probable es que tengas una lista de tareas bastante completa y que muchas de ellas parezcan lo más importante o al menos las principales prioridades. Algunas pueden perfectamente ser las de mayor trascendencia, y otras probablemente pueden esperar. Y tendrán que hacerlo si decides que vas a abordar las labores esenciales de tu lista.
Cada prioridad se incluirá en: hacer, diferir, delegar y eliminar. Todavía no necesariamente tienes que asignar una etiqueta a cada tarea importante, ya que hay algunos métodos para ayudarte a atravesar este punto.
3. El triángulo de costo, alcance y fecha límite de entrega
Un método que los gerentes de proyecto efectivos usan para ayudar a priorizar las labores en un plan a gran escala es mirar cada tarea como un triángulo equilátero. El lado de cada prioridad se puede medir por su costo (recursos necesarios para completarlo), alcance (cuán grande es la tarea) y fecha límite de entrega (cuántas horas llevará completarla). Aquí hay un gráfico que muestra la Triple Restricción, ilustrada por el Project Manager del sitio:
Es posible que puedas cambiar un lado particular del triángulo, tal vez reduciendo el costo necesario para terminarlo, pero probablemente implique alterar también el alcance o la fecha límite para completarlo.
Ponlo en uso:
Si la fecha límite y el alcance no se pueden cambiar en una tarea, entonces tal vez ese proyecto tenga la máxima prioridad y el compromiso deberá hacerse con el costo o el alcance de otras tareas.
4. Aplica la Matriz de Eisenhower
“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente. ”—Presidente Dwight D. Eisenhower.
Fue de esta cita que la Matriz de priorización de Eisenhower fue elaborada. ¿Recuerdas esas etiquetas de hacer, aplazar, delegar y eliminar que mencionamos?
Aquí es donde entran en juego, como se ilustra en un gráfico realizado por James Clear:
- Urgente e importante = Hacer. Hazlo ahora.
- Importante y no urgente = Aplazar. Hazlo más tarde y decide cuándo hacerlo.
- Urgente y no importante = Delégalo. Dale la tarea a alguien más.
- No importante y no urgente = Elimínalo. No pierdas tu tiempo en eso.
5. Comienza con lo más difícil… ¡Confía en mí!
Si permites que se establezca la dilación, todo lo demás se ralentizará y lograrás menos. Mark Twain aconsejó que si comienzas primero con lo más difícil (ese elemento de la lista de tareas que estás evitando), el resto del día te sentirás como en una navegación tranquila.
Cómo comienzas tu día realmente puede establecer cuán productivo eres. Identificar y eliminar tu tarea más importante (MIT) primero, te preparará para lograr todo lo demás.
6. Has que tu priorización sea precisa con el método ABCDE
Todo puede parecer importante, pero no lo es y hay una manera de descubrir qué si y qué no.
Mira cada elemento de tu lista y dale una letra entre A y E (siendo A la prioridad más alta). Ahora asigna un número a cada A en correspondencia con el orden en que lo harás.
Repite el proceso hasta que cada tarea tenga una letra y un número. Comenzarás a notar con más claridad qué es realmente una prioridad y qué no lo es.
7. Mantén las cosas realistas
Hay una buena posibilidad de que no vas a llegar a todas las tareas de tu lista en el momento preciso que te gustaría. Las cosas cambian y, a menudo, cuando menos lo esperas, por lo que es importante ser flexible y realista con lo que puedes hacer.
Si te encuentras tan ocupado que regularmente te falta la energía para realizar tu trabajo, entonces es posible que debas echar un vistazo más de cerca a lo que se puede delegar y eliminar.
8. Identifica tu tarea del 20%
El principio de Pareto establece que para alcanzar la verdadera eficiencia y efectividad del nirvana, debes obtener el 80 por ciento de tus resultados con el 20 por ciento de tu esfuerzo. Puede ser más fácil decirlo que hacerlo, por eso, aquí hay algunos consejos que podrás usar para ponerlo en práctica.
Si solo pudieras lograr cinco cosas, ¿cuáles serían?
Ahora quita tres de esas cosas. ¿Qué son?
Entonces ahora elige solo uno.
Eso es un MIT.
Probablemente ya lo hayas escuchado antes, pero cuando se trata de priorizar el trabajo como un jefe, vale la pena mencionarlo nuevamente.
Deja de revisar tu correo electrónico con tanta frecuencia. Según una encuesta de casi 20,000 profesionales que trabajan, los más exitosos tenían un rasgo muy específico en común: eran increíblemente buenos en la gestión de correos electrónicos entrantes. Sabían cómo filtrar los correos electrónicos vinculados a sus prioridades más altas y en eso se centraron.
10. Revisa y reevalúa
Nuestras vidas cambian constantemente y las estrellas nunca se alinearán perfectamente para cada cosa en tu lista de tareas pendientes. Los tiempos se aplazan, los proyectos se abandonan y la vida cotidiana puede interferir.
El profesor principal de la Escuela de Administración MIT Sloan, Robert Pozen, recomienda mirar tu horario para el día siguiente cada noche antes de acostarte y revisar y reevaluar tus artículos según sea necesario.
11. Aprovecha al máximo la tecnología moderna
Una herramienta de planificación y gestión del tiempo fácil de usar realmente puede ayudar a eliminar todas esas prioridades. No importa cuán ocupada esté tu vida o cuánto hay en tu agenda, mantenerlo todo organizado será esencial para alcanzar la mayor parte de tus metas.
Tal vez seas una persona de hojas de cálculo de Google o quizás desees una aplicación con todas las comodidades. Existen muchas opciones, así que encuentra una que funcione para ti y ponla en práctica.
12. Toma un consejo de Warren Buffet
Una gran parte de acortar el camino para alcanzar esos objetivos a largo plazo y llegar al Monte Everest, es despejar el desorden que se interpone en el camino.
Según los informes, Warren Buffet le pidió a su piloto personal que hiciera una lista de sus 25 objetivos principales. Luego le dijo que encerrara en un círculo los cinco más importantes. Todo lo demás debía evitarse, ya que estas cosas pueden haber sido aparentemente importantes, pero no lo suficiente como para merecer la misma energía que los cinco primeros.
13. ¿Estás delegando? Porque debería ser así
La parte «delegada» de las cuatro D puede ser difícil para algunas personas que podrían no sentirse cómodas pidiendo ayuda, pero es una habilidad crucial para aprender. Tu jefe puede ayudarte si te comunicas. El pasante o el nuevo empleado podría estar ansioso por aprender un nuevo aspecto de cómo funciona tu negocio. Alguien en tu grupo puede ser más hábil en una tarea particular que tú.
Si aprendes a sentirte cómodo delegando ciertas tareas cuando sea necesario, logrará esos MIT más rápido.
14. El enigma del barco con fugas
Ten en cuenta al priorizar esas tareas cuán valioso es tu tiempo. Cada hora dedicada a trabajar hacia la prioridad equivocada es tiempo perdido. Es fácil comenzar un proyecto (el bote), pero te encuentras con un cambio que altera el resultado o nivel de importancia (la fuga), sin embargo, nos sentimos obligados a terminarlo y nos encontramos remando en un bote que se hunde. A veces, la mejor idea es mudarte a un barco nuevo en lugar de arreglar la fuga.
15. Aplica los 5 por qué
Desarrollado por un industrial japonés, este método para determinar la importancia de una prioridad es increíblemente simple:
Escribe la tarea y por qué es importante.
Cuantas menos veces tengas que referirte a por qué la tarea es importante, más conveniente es.
Si necesitas recordar por qué es fundamental en numerosas ocasiones, el beneficio de completar la tarea probablemente no sea tan bueno.
16. No dejes que los golpes te hagan renunciar
Habrá días en los que la lista se apodere de ti y todo en tu agenda se vea como un MIT. A menudo tenemos esos momentos.
Lo importante para cualquier gerente de proyecto, emprendedor o persona exitosa en general, será la coherencia al desarrollar y trabajar a través de esa lista.
Habrá botes con fugas y momentos en que no tendrás a nadie para delegar. Entonces, da un paso atrás, observa más de cerca esas prioridades laborales y mantente enfocado.
Línea de fondo
Solo gastamos alrededor del 40 por ciento de nuestro día de trabajo en tareas primarias, con cosas como revisar correos electrónicos, reuniones y tareas triviales consumiendo el resto de las horas. Sin embargo, si aprendes a priorizar de manera efectiva, pronto descubrirás que administrar esa lista gigante de tareas pendientes es más fácil y terminar esas labores obligatorias será más rápido.
Vía | Life Hack
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