9 consejos sobre cómo GESTIONAR tareas múltiples para MEJORAR tu PRODUCTIVIDAD

Cuando tienes hambre de crecer, expandirte y beber profundamente de la vida, quieres ser lo más productivo posible. Y con tantas opciones de cómo tomar al máximo las cosas, podemos agregar mucho a nuestro plato. Ingresa a la gestión multitarea y mejorarás tu productividad.

Comienza, de manera inocente, con una acción inspirada y la voluntad de lograr, construir y cumplir lo que nuestro corazón o mente desea. Pero si no tenemos cuidado, eso rápidamente se convierte en una tardanza en el trabajo y retrasa los resultados para la productividad que pensábamos que estábamos creando.

Seamos claros sobre lo que queremos decir con multitarea antes de entrar en los consejos sobre cómo mejorar tu productividad. La gestión simultánea de múltiples tareas en realidad perjudica la eficacia. Y su búsqueda para tener un mayor rendimiento se reducirá a lo bien que puedas centrarte en la tarea en cuestión. Alejar tu atención de la labor del momento solo hará que tomes más tiempo.

En The One Thing, del multimillonario Gary Keller, dice:

“El éxito extraordinario es secuencial, no simultáneo”.

Debes concentrarte en las pocas tareas vitales, no en las muchas triviales, que te llevarán a tu meta.

Así que aceptemos que por “multitarea”, nos referimos a las muchas tareas que tienes que hacer, no a realizarlas simultáneamente. Este artículo trata sobre cómo manejamos las muchas tareas que tenemos que hacer de tal manera que mejoremos nuestra productividad tanto en cantidad como en calidad para que podamos vivir la vida que hemos imaginado vivir.

1. Ajusta tus expectativas

He descubierto que cuantos más proyectos asuma, más tareas debo gestionar. Eso suena obvio pero es una distinción crítica. La mayoría de las personas toman demasiado y tienen expectativas imposibles de poder hacerlo todo.

Con cada proyecto vienen más detalles de los que podemos predecir. Si no tienes cuidado, asumirás demasiados planes que te enterrarán en tareas que no tendrás esperanzas de administrar.

Hice esto una tonelada de veces en mis veinte años. Era emocionante soñar con todo lo que quería. Me metería en un puñado de ideas y luego pasaba a la siguiente cuando no estaba viendo los resultados que quería. Desde el exterior, podría haber parecido que estaba haciendo “multitarea”, pero en realidad no estaba llegando a donde quería ir.

La desventaja de incursionar con todas estas ideas fue que comencé a verme a mí mismo como alguien que no podía producir un resultado. Esto erosiona tu confianza cuando tomas una tonelada de proyectos y luego no puedes mover ninguno de ellos al lugar que tenías en mente para tomarlos.

Así que este primer consejo es importante porque afectará tu capacidad para administrar cualquier otra tarea que elijas poner en tu plato. Elige sabiamente.

2. Elige sabiamente

No puedes hacerlo todo. Tú lo sabes. Pero ¿cuál es el umbral de lo que puedes hacer? Es mucho menos de lo que piensas, lo que significa que debes elegir sabiamente las tareas que asumes para producir lo máximo posible en el momento en que lo deseas.

Al lanzar mi agencia de marketing tuve que hacer la mayoría de las tareas. Y a medida que nuestros clientes crecieron, también lo hicieron las actividades que tenía que administrar. Esperé más de lo necesario para encontrar ayuda y esto me costó una pérdida de crecimiento durante el tiempo que mantuve todas las tareas yo solo. También causó un estrés que afectó mi capacidad para concentrarme y mostrarme como la mejor versión de mí mismo. Tenía que encontrar las pocas tareas vitales que harían crecer mi empresa. Tuve que elegir sabiamente en qué gastaría mi tiempo.

Una vez que hayas elegido las pocas tareas vitales que administrarás, tendrás que hacer las paces para dejar las otras labores, o subcontratarlas a otra persona.

3. Subcontrata

Enfocado en los pocos vitales, mi compañía comenzó a crecer nuevamente y me encontré enterrado en más tareas de las que podía manejar. Esta es la naturaleza del éxito.

A medida que tu productividad crece, también lo hace tu lista de tareas pendientes. Estaba claro que no podía realizar múltiples tareas para salir de ellas y seguir creciendo. Así que comencé a construir mi equipo de colaboradores para subcontratar mi creciente lista de detalles.

Este es un consejo muy importante porque muchos de nosotros nunca pedimos ayuda. Si trabajamos para otra persona, es fácil pensar que somos mejores jugadores de equipo si llegamos a demostrar que podemos hacerlo todo.

Si eres dueño de tu propio negocio, es fácil pensar que no puedes pagar la ayuda que necesitas. Y así, nos enterramos en los detalles y leemos artículos sobre la multitarea, con la esperanza de que proporcionen algunas respuestas o alivio sobre cómo podemos hacer más en nuestro calendario ya sobrecargado.

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Delegar y subcontratar a buenos contratistas se ha vuelto mucho más fácil a medida que más y más personas con talento entran en la economía de esta industria. En mi empresa, usamos Upwork.com a diario. También hemos utilizado Fiverr.com y los muchos recursos disponibles en el mercado de Envato. En esta época, no tienes que hacerlo todo tú mismo. Hay un ecosistema completo al que puedes subcontratar y cuesta mucho menos de lo que crees.

Además, te está costando mucho más en la pérdida de productividad para asumir todo y no subcontratar. Al delegar, puedes volver a concentrarte en administrar la lista de tareas vitales que mueven la aguja hacia el resultado deseado.

4. Gestión de listas

Siempre llevaba mis artículos de acción en mi cabeza, hasta que estaba tan lleno que tuve que escribirlos en las páginas de mi diario o en las notas adhesivas cercanas. Pero esas ideas y tareas pendientes se perdieron con el tiempo y me obligaron a reaccionar a lo que aparecía en mi día. Reaccionar no es una gran idea para producir.

Necesitaba una mejor manera de administrar mi creciente lista de tareas para que todas estuvieran en un solo lugar. Mi agencia había estado utilizando Trello para administrar los proyectos de nuestros clientes, por lo que decidí probarlo para guardar mi lista de labores pendientes.

Trello funciona bien porque es flexible. Puedes crear lo que ellos llaman “Tableros”. Tenemos una placa Trello para nuestros clientes de nivel 1 y otra separada para nuestros clientes de nivel 2. Contamos con una junta de Trello para todos nuestros clientes potenciales y otra más para las operaciones. También creé una tabla para mi propia lista de tareas pendientes.

Dentro de un tablero, creas “Listas”. Algunos miembros de mi equipo elaboran listas para tareas en torno al nivel de prioridad como “Prioridad alta”, “Prioridad media” y “Prioridad baja”.

Descubrí que lo que mejor me funcionó fue crear listas basadas en el tiempo. Mis listados están etiquetados como “Hoy”, “Esta semana”, “Este mes”, “Este trimestre”, “Este año” y “El futuro”. Muevo productos y tareas dentro y fuera de estas diferentes listas en función de cuándo necesito centrarme en ellas.

También creé una lista en mi tablero que dice “Brain Dump”, donde puedo abrir rápidamente mi aplicación Trello, acceder a ese tablero y simplemente descargar ideas o tareas pendientes rápidamente y luego arrastrarlas a la lista correspondiente más tarde.

Dentro de las listas, puedes crear “Tarjetas”. Las tarjetas te permiten elaborar listas de verificación, fechas de vencimiento, descripciones y comentarios. Puedes etiquetar a los miembros del equipo y agregar etiquetas codificadas por colores. Si bien no uso todas estas características en las tarjetas, encuentro que me permiten organizar mis pensamientos sobre una tarea en particular y continuar agregando a medida que surjan más ideas o elementos para esa labor.

Tener un lugar para recopilar, organizar y administrar todas tus ideas y tareas es crítico si deseas administrar múltiples proyectos a la vez.

A medida que administres tu lista de tareas pendientes, verás actividades similares que puedes agrupar y eliminar en un “lote”.

5. Dosifica

En los primeros meses de mi inicio, haría todo al tiempo. Solo estaba tratando de descubrir todas las piezas en movimiento y responder a lo que era urgente. Pero a medida que avanzaba el trabajo, encontré que ciertos tipos de labores requerían diversas clases de enfoque y energía. Responder a los correos electrónicos fue diferente a crear publicaciones sociales significativas, y actualizar las tarjetas Trello fue diferente a tomarme el tiempo para la visión y la planificación.

Entra en la preparación de lotes. Agrupar las tareas similares reunidas en un marco de tiempo condensado me permitió hacer más en esos tipos particulares de labores mediante el uso de la energía que esas tareas requerían.

Mi empresa realiza marketing de contenido hecho para ti donde entrevistamos a nuestros clientes para sus propios podcasts. Cada entrevista que hacemos tiene una lista completa de tareas para desarrollar.

Al principio, grabaría una entrevista con un cliente para su podcast. Tan pronto como ésta terminara, me levantaría de mi computadora y me marcharía solo para obtener energía diferente, dejando el título del episodio, la descripción que usamos para su canal de YouTube y actualizaría nuestra lista de Trello para más adelante.

Tomó mucho más tiempo volver a esas tareas, porque teníamos que recordar de qué hablamos y retornar al estado de ánimo para completar ese episodio. Entonces, comencé a agrupar todas esas tareas al final de la entrevista. No solo el trabajo se hizo más rápido, sino que me sentí más liviano al no llevar todas las tareas pendientes en mi cabeza.

El procesamiento por lotes es una práctica poderosa. Puedes comenzar simplemente agrupando un tipo de tarea con otro. Toma las cosas con calma. Mira cómo se siente. Juega con ello. Todo el objetivo es aumentar la producción y minimizar las interrupciones.

6. Gestión de interrupciones

Las interrupciones son uno de los mayores asesinos de la productividad. Pero la multitarea no es rival para la interrupción constante y las comunicaciones si pueden ser uno de los principales culpables de esta pérdida de productividad. Esto se aplica tanto si trabajas en una oficina con otros, en tu propia casa o si tienes un equipo virtual.

A medida que nuestro equipo virtual creció, tuvimos que encontrar formas de comunicarnos diariamente en torno a los proyectos, cumplimiento e ideas.  Pasaría de dos horas a una hora al día solo respondiendo a las comunicaciones en correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer y Slack.

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Agregamos herramientas como Slack y Trello para agilizar la comunicación, pero me encontré atrapado en temas de chat cada hora con notificaciones que iluminaban mi teléfono. Al darme cuenta de que no podía concentrarme en los pocos vitales si las interrupciones se metían constantemente en la maleza de mi negocio, tuve que crear algunos límites para mí y para mi equipo sobre cómo y cuándo utilizaría estas herramientas de comunicación.

Establece límites con las personas en tu vida haciéndoles saber cuándo estás disponible y cuándo responderás a sus comunicaciones. Desactiva las notificaciones automáticas en tu teléfono o configura tu móvil en modo avión durante los tiempos productivos. No necesitas estar inalcanzable todo el día. Solo debes proteger tu enfoque durante las tareas que lo requieran.

7. Preparar

Uno de los trucos que me permitieron agrupar todo el trabajo al final de una entrevista con el cliente fue tener todas las herramientas y pestañas abiertas en mi computadora que necesitaba para completar las tareas rápidamente. Esto parece obvio en retrospectiva, pero a veces, cuando estamos enterrados en todas las labores que intentamos gestionar, pasamos de una tarea a otra frenéticamente y no tenemos tiempo para preparar las herramientas, nuestro espacio o nuestras mentes para el trabajo que estamos a punto de pasar.

Lo que tomó un par de minutos extra en la preparación me ahorró veinte minutos en la limpieza de la forma en que solía hacerlo.

Si vas a administrar múltiples tareas, entonces la preparación anticipada de esas labores agilizará la eficiencia y, como resultado, aumentará la productividad.

8. Nutrición

En un artículo anterior que escribí en Lifehack, hablé sobre la importancia de la nutrición en la mejora de la memoria. Del mismo modo, la nutrición puede afectar el rendimiento y la productividad.

A medida que mi negocio crecía y mi tiempo se agotaba, me encontré tomando más café, comiendo bocadillos poco saludables y alimentos menos nutritivos. También me hallé comenzando la hora feliz antes para esconderme de todos los detalles en mi cabeza.

Con el tiempo, mi cuerpo fue un atado de nudos. Mi horario de sueño estaba apagado y mi enfoque era impredecible. Simplemente dejar el café, la hora feliz y hacer una preparación más proactiva de las comidas me puso de nuevo en mi cuerpo y en mi mente, lo que me ayudó a estar más presente en las tareas que tenía que realizar todos los días.

La nutrición no es un consejo común para el manejo de tareas múltiples, pero es imperativo si quieres ser productivo.

9. Toma un descanso

Cuando inviertes en tu trabajo, es fácil llevarlo a todas partes.

Me encuentro trabajando constantemente. Mi negocio es importante para mí porque creo que tenemos un trabajo valioso que hacer en el mundo. Pero, he descubierto que si no me tomo un descanso, empiezo a sentirme agotado por la carga de todo esto.

También me doy cuenta de que cuando hago una pausa para descansar del trabajo, mi mente se relaja y se abre un espacio para la inspiración y la energía nuevas, lo que me brinda un enfoque renovado para las pocas tareas vitales que debo manejar cuando vuelvo a mis labores.

Por eso es importante programar el tiempo de inactividad. Nuevamente, este no es un consejo multitarea común, pero para aquellos de nosotros que queremos hackear la vida, entendemos y apreciamos un enfoque holístico de la productividad.

La línea de fondo

El objetivo es una vida rica y productiva, no girar un montón de platos solo para buscar en años y preguntarte por qué no estás más lejos de lo que deseabas en la vida.

Del libro The One Thing,

“La actividad a menudo no está relacionada con la productividad, y el trabajo rara vez se ocupa de los negocios”.

La multitarea, como la mayoría de la gente piensa, es realmente una actividad. Pero administrar las pocas tareas vitales de manera secuencial, no simultánea, te guiará en el tipo de productividad que te puede llevar a donde deseas ir.

Vía | Life Hack

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