El mundo de la productividad tiene varias tácticas o trucos para ayudarte a administrar tu tiempo. La cantidad de técnicas de gestión de tu horario para las estrategias de rendimiento es sorprendente y abrumadora.
Por supuesto, para hacer las cosas más difíciles para la gente, muchos de estos métodos han sido probados por varias personas que los han respaldado… Sistemas de listas de tareas, la Técnica Pomodoro, la Ley de Parkinson…
Todas estas estrategias son grandes proyectos a su manera, pero una de ellas está por encima de todo lo demás: la regla 80 20. De las muchas, esta técnica en particular se ha utilizado más y se considera la más útil para desarrollar la gestión del tiempo y otros conceptos en la vida.
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Pero, ¿qué tiene de especial esta regla? ¿Cómo te da éxito y cómo la usas? Exploremos los detalles.
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¿Qué es la regla 80 20?
Muchas personas consideran esta norma como la regla 80 20, pero tiene un nombre propio: el Principio de Pareto. El método lleva el nombre de su fundador, un economista italiano llamado Vilfredo Pareto, que la creó en 1895. Todo comenzó cuando Pareto notó que las personas en la sociedad estaban divididas en dos «categorías»:
- Los «pocos vitales» que consistían en el 20 por ciento superior con respecto al dinero y la influencia.
- Los «muchos triviales», también conocido como el 80 por ciento inferior.
A medida que investigó esto más a fondo, descubrió que esta división no se aplicaba solo al dinero y la influencia, sino también a otras áreas. Prácticamente toda actividad económica estaba sujeta a su observación previa.
Ese análisis es este:
El 80 por ciento de la riqueza de Italia en ese momento estaba controlada por solo el 20 por ciento de la población.
Desde el desarrollo de esta regla, la humanidad ha utilizado esta proporción particular en todo tipo de situaciones. Incluso si la escala no siempre es exacta, vemos que esta norma se aplica en muchas industrias y en la vida. Ejemplos son:
- El 20% de los representantes de mercadeo generará el 80% de las ventas totales.
- El 20% de los clientes representan el 80% de las ganancias totales.
- El 80% de los ingresos provendrán del 20% de los trabajadores.
- Y así…
De cualquier manera, estoy seguro de que puedes entender por qué la gente llama a este método la regla 80 20 sobre el Principio de Pareto.
En términos de cómo este sistema en particular podrá funcionar para ti, es una cuestión de aplicar la norma en nuestras vidas como he dicho. Para que veamos el éxito, el objetivo es simple.
Necesitamos configurarlo de tal manera que el 20% de nuestra aportación nos dé el 80% de nuestros resultados.
Otra forma de pensarlo es que dedicamos el 20% de nuestro tiempo a actividades que nos dan el 80% de nuestros resultados en cualquier área de la vida.
¿Cómo funciona la regla 80 20?
Para explicar mejor esto, visualicemos un poco.
En un mundo ideal:
- Cada empleado contribuiría con la misma cantidad de esfuerzo para trabajar.
- Todas las funciones que se lanzan para una aplicación o producto serían igualmente apreciadas por los usuarios.
- Cada idea de negocio que se te ocurra sería un éxito.
En ese escenario, la planificación sería muy fácil. No habría necesidad de analizar nada ni te esforzarías.
Pero esa no es la realidad.
Sí, el esfuerzo es ciertamente un elemento, pero lo que dice la norma 80 20 es que todo es desigual. Invierte en 10 empresas nuevas y encontrarás que solo unas pocas pasarán el segundo año y te generarán ganancias. Estás en un grupo de cinco y habrá una persona haciendo más trabajo que las otras.
Deseamos que nuestras vidas sean siempre una por una en términos de entrada y salida, pero eso simplemente no es cierto. Comprender esto es clave para entender cómo funciona realmente la regla 80 20.
Entonces, ¿cómo funciona realmente?
Tú puedes estar preguntando y es bastante simple. Es cuestión de enfocarte en lo que te brinda más ganancia en tu vida con poco tiempo.
Volviendo a los pocos ejemplos que he presentado anteriormente, considera esto:
- Si dos nuevas empresas en las que invertiste te están generando ganancias, concéntrate en tener una mano más directa y mira si puedes ayudarlos a prosperar más.
- Si el 20% de los representantes de mercadeo te están dando el 80% de tus ventas, concéntrate en recompensarlos y mantener su ánimo en alto y motivado.
Estos escenarios pueden seguir y seguir, pero la idea es colocar tus esfuerzos en el 20% que realmente está haciendo la diferencia en tu vida. Otro término que es bueno saber es la disminución del beneficio marginal.
A Pareto no se le ocurrió esto, pero la ley dice lo siguiente: cada hora extra de esfuerzo o trabajo agregará menos «empuje» a tus resultados finales.
Eventualmente, llegarás a un punto en el que pasarás mucho tiempo en detalles pequeños y sin importancia. Similar al perfeccionismo.
Entonces, antes de llegar a ese punto, debes enfocarte con láser en los detalles más importantes. Desde la familia y las relaciones hasta tu trabajo o negocio. Prioriza las actividades que más te harán avanzar. Y ten cuidado de agregar tiempo extra, esfuerzo o más manos a esas tareas particulares en el futuro.
Cómo aprovechar la regla 80 20
Entonces, ahora que comprendes la norma 80 20 y cómo funciona, ¿cuál es la mejor manera de aprovecharla?
Dependiendo de dónde apliques este método, eso se puede usar en todo tipo de áreas.
Por ejemplo, puedes aplicar esta técnica a la fijación de objetivos, como lo demuestra Brian Tracy.
O puedes aplicarlo en términos de rendimiento general como se explica en el artículo titulado Cuál es la regla 80 20 (y cómo usarla para aumentar la productividad).
El núcleo de esta metodología es que nos obliga a hacernos preguntas que no consideraríamos de otra manera. Nos está ayudando a centrarnos en los lugares correctos con respecto a todas las cosas de la vida.
En resumen, la regla 80 20 nos coloca a cargo de nuestras vidas y nos ayuda a establecer nuestras metas y sueños. Con esto en mente, aquí hay algunas cosas que puedes considerar con respecto a esta norma.
Esto es lo que puedes hacer para maximizar los beneficios de usar el método 80 20:
1. Enfócate primero en tus grandes tareas
Si bien esta es la esencia de la regla 80 20, todavía vale la pena mencionarla. ¿Por qué? Porque muchos de nosotros nos sentimos intimidados por la tarea más grande. Lo evitamos instintivamente y optamos primero por las actividades más pequeñas.
Creemos que si acumulamos suficientes tareas completadas, nos sentimos motivados para terminar esa labor realmente grande más tarde. Pero eso es una falsa esperanza en el trabajo.
Una vez que terminamos muchas tareas pequeñas, nos sentimos agotados o nos decimos que lo haremos al día siguiente.
En lugar de hacer todo eso, muerde la bala y aborda la tarea más grande primero.
Argumento esto desafiándote a que te hagas esta pregunta:
«¿La tarea que estoy por realizar es el 20 por ciento superior de mis actividades o el 80 por ciento inferior?»
Estoy seguro de que has visto una y otra vez que tú u otros trabajadores pasan mucho tiempo en una tarea durante la mayor parte del día. En ese tipo de problemas, apenas avanzas y no tienes casi nada que mostrar. Eso es porque están poniendo toda su atención en el trabajo que está en el 80 por ciento.
Normalmente, las grandes tareas son parte del 20 por ciento.
Otra forma de pensar en esto es que todo lo que hacemos da inicio a un hábito. Si todos los días gastamos nuestra energía en tareas de poco valor, siempre daremos prioridad a esas labores.
2. Aplica esto en tu vida personal
Mientras he estado hablando sobre negocios y estableciendo metas, recuerda que también puedes usar esta norma en otras áreas de tu vida.
Tómate tu vida personal y hazte algunas de estas preguntas:
- ¿Cuánta televisión ves regularmente? ¿En qué tipo de espectáculos estás legítimamente? Estas preguntas pueden ayudarte a reconocer qué programas estás observando únicamente para consumo. Al aplicar la regla 80 20, puedes reducir el consumo de video de Netflix, TV o Youtube y priorizar otras áreas de tu vida.
- ¿Cómo se ve tu armario en términos de colores? ¿Hay colores específicos que te gusten? Saber lo que usas la mayoría de las veces te ayudará a ordenar tu guardarropa significativamente. También te ahorra tiempo para decidir qué ponerte cada mañana.
- ¿Cuántos boletines lees realmente? Esta pregunta puede ayudarte a descubrir a qué boletines suscribirte y a liberar mucho espacio en tu bandeja de entrada. También podrás aliviar la presión de tener que revisar tus correos electrónicos constantemente.
- ¿Cuánto tiempo pasas en tu teléfono todos los días? ¿En cuántas de esas horas realmente estás haciendo algo significativo? Estas preguntas pueden contribuir a que elimines varias aplicaciones que no te están ayudando con tus objetivos. De hecho, eso puede reducir la necesidad de revisar tu teléfono cada instante.
Pensamientos finales
La regla 80 20 es el truco de productividad que muchos de nosotros necesitamos y por una buena razón. Como puedes ver, te ayudará a concentrarte y priorizar los aspectos más importantes de tu vida.
No solo eso, sino que además, maximizará esos resultados al mismo tiempo y garantizará que no pases demasiadas horas trabajando en ellos. Todo lo que necesitas es comenzar a hacer preguntas y tomar medidas.
Vía | Life Hack
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