Cómo optimizar tus reuniones de equipo con el desafío de los 30 minutos

En medio de la nueva normalidad generada por la crisis del COVID-19 optimizar los tiempos de reunión es más importante que nunca. Aquí unos tips esenciales para hacerlo.

19 de junio de 2020
Foto: Twenty20

El recurso más valioso de los directores de equipo es el tiempo y, sin embargo, un día típico está ocupado en un 72% por reuniones, según un estudio de Harvard. ¿Cómo puedes reducirlo drásticamente?

Una investigación de Harvard reveló que, durante los tiempos anteriores al COVID-19, el vicepresidente de una empresa pasaría 44 horas a la semana yendo a reuniones. Su gerente de TI, 35 horas, de las cuales en su mayoría fueron usadas para enviar correos electrónicos durante el 85% de esas reuniones. La mayoría de los líderes encuestados tenían el mismo problema. Los CEO generalmente pasan alrededor del 72% del tiempo en reuniones, la mayoría de ellas duran una hora o más. Este es un problema que no solo puede afectar a los grandes ejecutivos de las empresas, también puede tocar a los líderes de equipos en el network marketing. ¿Qué pueden hacer para evitar esto?

En la nueva normalidad causada por el COVID-19, los líderes están celebrando aún más reuniones para mantener la conexión humana.

La peor parte es que, además del tiempo real de la reunión, debes tener en cuenta las actividades previas a la reunión, las tareas pendientes posteriores a la reunión y el “tiempo de cambio”.

El “tiempo de cambio” es el tiempo requerido para concentrarse en una tarea después de una interrupción. Se necesitan al menos 15 minutos para volver a ser productivos después de un descanso, y se necesitan al menos 30 minutos para enfocarse en un tema en particular para avanzar o tomar una decisión, debido a lo que se llama “fragmentación del tiempo”. Ir a una reunión, contestar el teléfono o un correo electrónico son distracciones. Por cada 2 horas, solo una hora es trabajo real.

La forma en que un líder maneja el tiempo demuestra su estilo de liderazgo, lo que prioriza y cómo se comunica. Evaluar la calidad de las reuniones, priorizar quién debe asistir y garantizar el enfoque completo de los asistentes impulsa el éxito de las organizaciones y equipos

Mejorando la productividad de las reuniones

En el mundo de las empresas manufactureras por ejemplo, es común tener reuniones diarias cortas de no más de 15 minutos, siempre al mismo tiempo. Son reuniones de pie, por lo que no es necesario mudarse a una sala. Allí se discuten tres temas: lo que sucedió ayer, los problemas y lo que sucederá hoy. Las reuniones breves pero concisas ayudan a mantener el enfoque en lo que hay que hacer. Este esquema también lo puedes aplicar a tu estilo de liderazgo en el network marketing: Si surgen problemas, trata con ellos en una reunión separada solo con el personal directamente involucrado.

Prepara el horario de la reunión con anticipación. Si es una reunión periódica, sigue siempre el mismo orden del día. Por ejemplo, estado del proyecto, obstáculos, ¿Necesito ayuda? Todos deberían prepararse para ello.

Priorizar quién debe asistir

Una investigación del Harvard Business Review muestra que el compromiso generalmente disminuye cuanto más tiempo pasan las personas en entornos de grupos muy grandes. Las personas serían más productivas y participativas si pudieran pasar menos tiempo en reuniones y más tiempo preparándose para ellas.

Minimiza el número de personas. Reducelo a la regla de las dos pizzas de Jeff Bezos. No más de 6 a 8 personas. Cuanta más gente, más improductiva se vuelve la reunión. También evita perder el tiempo de aquellos que no deberían estar allí. Solo se debe invitar a las personas que pueden contribuir, y se les debe solicitar que brinden comentarios sinceros. Ese es el secreto de las reuniones de Pixar’s Brain Trust para fomentar la calidad y la innovación. Algunas empresas autoorganizadas como FAVI (una empresa francesa con 500 empleados) hacen públicas las reuniones. Tus invitados pueden ser atendidos por quien se considere necesario. Si la sesión es informativa, se puede reemplazar por un video a pedido o se puede utilizar una herramienta en línea para recopilar datos o preguntas como Kahoo.it

Busca siempre fomentar la confianza, la autodisciplina y la seguridad psicológica de tus referidos y coequiperos. Dales más oportunidades para elegir a qué reunión asistir y cómo participar activamente cuando decidan ser parte de una sesión.

Revisa las reuniones de esta semana y pregúntate: ¿Es necesaria esta reunión? Cual es el objetivo? ¿Cual es tu papel? ¿Necesitas asistir o puedes revisar los informes? Especialmente si estás trabajando de forma remota, es posible que desee dedicar más tiempo a las reuniones individuales que a las grandes. Estas son más significativas a medida que aumentan el compromiso de los empleados, el sentido de pertenencia y la conexión humana.

Aumentar el enfoque

Cuando las reuniones son demasiado grandes o demasiado largas, y las agendas no son precisas, los asistentes tienden a cambiar al modo fuera de línea y centrarse en los correos electrónicos o mensajes. Ese es el peor tipo de tiempo perdido. No puedes concentrarte por completo en los correos electrónicos o en la reunión al mismo tiempo. Y los otros invitados no reciben su opinión.

Haz que la reunión sea sea breve y amena para mantener el enfoque en los temas en cuestión. Aprovecha las herramientas en línea como Mural.co o ASANA para aumentar la participación durante, o para comunicar resultados, solicitar comentarios o asignar responsabilidades después de la reunión.

Tip Pro: Dedica una hora específica del día a las reuniones y tómalas todas seguidas para reducir la fragmentación o el problema del cambio de tiempo.

El desafío de 30 minutos

Las agendas y las actas son esenciales, pero hoy en día no se implementan de manera efectiva. Si piensas en la última reunión aburrida que tuviste, probablemente te des cuenta de que los temas se agregaron en el último minuto a la agenda. Algunos miembros hablaron demasiado, mientras que otros ni siquiera pudieron hablar. Es muy probable que un tema difícil haya tardado más de lo esperado porque los oradores no estaban preparados o la información no era útil. Esa reunión podría haberse llevado a cabo en 30 minutos como máximo.

¿Por qué las reuniones de 1 hora son un estándar? No es de extrañar por qué las reuniones de Zoom son gratuitas en menos de 40 minutos. Empuja a tu equipo para mejorar y aportar más innovación a la mesa en menos tiempo.

Como líder de tu equipo, haz que sea una prioridad establecer un nuevo estándar de reunión de 30 minutos como máximo, lo que ayudará a tus equipos a priorizar temas, seleccionar asistentes con más cuidado y prepararte mejor para la próxima reunión. Recuperarás al menos el 50% de tu valioso tiempo. ¡Disfrúta de tu tiempo y házlo más productivo!

Con información de Direct Selling News.

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