*El siguiente artículo fue escrito por Tony Jeary y fue publicado originalmente en Direct Selling News.
Contenido
- 1 Maximiza tu tiempo, energía y eficacia con estas sencillas estrategias.
- 2 Tres conclusiones clave
- 3 Convertirte en un líder más eficaz
- 4 1 / Huddles o reuniones con tus subordinados directos
- 5 2 / Reuniones de personal
- 6 3 / Reuniones prácticas
- 7 4 / Mensajes de video
- 8 5 / Reuniones uno a uno
- 9 6 / Reuniones de estrategia
- 10 7 / Reuniones de la Junta
Maximiza tu tiempo, energía y eficacia con estas sencillas estrategias.
LA MAYORÍA DE LOS EJECUTIVOS tienen tres o más subordinados directos y al menos un asistente personal/ejecutivo, así como varios miembros de la junta y socios estratégicos. Y todos podríamos beneficiarnos al maximizar nuestro tiempo y ser más efectivos. La comunicación es una clave gigante para todo; de hecho, la comunicación y la delegación de actividades con quienes trabajan más cerca de ti es una actividad ejecutiva de alto apalancamiento (HLA).
Durante los últimos veinticinco años, he investigado, elaborado y publicado 27 libros sobre la efectividad de la comunicación y la presentación. Mi título más popular es ‘Life Is a Series of Presentations’, respaldado por Shark Tank. El propio título lo dice todo.
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Tres conclusiones clave
Usando este concepto como base, mi equipo y yo hemos desarrollado una poderosa metodología llamada Presentation Mastery™.
Dentro de nuestra metodología hay una herramienta especial llamada Presentation Universe, una matriz en la que se enumeran todas las oportunidades de presentación en tu vida diaria, tanto personal como profesional. Para tu comodidad, en las páginas 62-63 de Life Is a Series o Presentations hay una muestra de la matriz Presentation Universe parcialmente completada para ayudarte a pensar rápidamente en tu mundo diario de presentaciones.
El tiempo es valioso para ti, como lo es para cualquier ejecutivo ocupado. Es por eso que predico/enseño sobre la gestión del tiempo cada vez que puedo. Cuando estoy hablando con un grupo y pregunto cuántas horas hay en una semana, solo uno de cada 20 sabe la respuesta. Hay 168 horas en una semana. Tenemos que dormir 56 y tomamos alrededor de 12 horas para las actividades de mantenimiento, lo que deja básicamente 100 horas (50 para lo personal y 50 para la vida profesional). Cómo invirtamos esas horas determinará la vida que construyamos para nosotros mismos.
Convertirte en un líder más eficaz
Creo que la comunicación (y, a menudo, la delegación) de informes directos se puede dividir fácilmente en siete grupos principales. Con el desarrollo de la matriz de Presentation Universe puedes guiarte mientras observas las acciones recomendadas. Lee atentamente el resto de este artículo para obtener aún más detalles y ver cómo puedes hacer un mejor uso de tu tiempo e impactar los resultados al mejorar tu juego de comunicación.
La matriz incluye un lugar para que tu te califiques a ti mismo en cada una de las oportunidades de presentación. Para hacerte consciente de lo bien que te está yendo actualmente en cada uno de estos vehículos de comunicación, califícate en una escala del 1 al 10, en tu preparación (P); tu entrega (D); y tu seguimiento (F).
Por ejemplo, ¿Qué tan bien te preparas para las reuniones con tu equipo? Pondrías ese número debajo de la P en el número uno. Digamos que te preparas mejor que la mayoría, entonces pondrías un nueve ahí. Si eres bastante efectivo en tu entrega, puedes poner un ocho debajo de la D. Si tienes un seguimiento débil, digamos que te calificas a ti mismo con un tres debajo de la F. Cuando promedias estos valores, tu calificación general sería ser un 6.7.
Ten en cuenta que en la última columna de la matriz sugiero colocar las mejores prácticas futuras para realizar presentaciones o reuniones, con las cuales puedes implementar las estrategias adecuadas para que cada reunión te brinde las mejores oportunidades de éxito.
Ahora echemos un vistazo un poco más profundo a esos siete cubos o niveles de evaluación:
1 / Huddles o reuniones con tus subordinados directos
Un huddle es una reunión breve, en la mayoría de los casos de menos de quince minutos, con uno o más de tus subordinados directos. Las reuniones pueden ser diarias, semanales o incluso ad hoc. Pueden ser uno a uno o en grupo, y pueden ser en persona, en la web o una combinación. Ser excepcional en la ejecución de estas poderosas reuniones de 15 minutos te brinda a ti y a tu equipo una gran victoria. Estas reuniones no solo mantienen a todos informados sobre qué tareas se delegan a quién y el estado de tus proyectos, sino que también brindan grandes oportunidades para la lluvia de ideas y la sinergia.
2 / Reuniones de personal
Las reuniones de personal generalmente se llevan a cabo con uno o más de sus subordinados directos. En la mayoría de los casos, se realizan semanalmente, pero pueden ser ad hoc. En general, existe un protocolo para crear la agenda para que puedas ser eficiente en la celebración de la reunión. Tú o un miembro del equipo deberán definir sus objetivos antes de preparar la agenda. Y recuerda: tus objetivos triunfan sobre la agenda.
3 / Reuniones prácticas
Realiza una reunión práctica cuando tú y, a menudo, tus subordinados directos se comunican con toda su organización (como en un escenario de discurso público). Estas reuniones a menudo se programan anualmente. Recomiendo celebrarlas trimestralmente. En estas oportunidades de presentación, sus tus subordinados directos pueden estar en la audiencia o ser parte de la presentación. Probablemente querrás cubrir cosas como la posición actual de la organización para que las personas se sientan conectadas; hacia dónde vas (siempre es mejor promover la claridad de tu visión); y lo que es nuevo o lo que está por venir. Inspira a tu equipo. Anímalos. Comparte un video interesante e identificable. También puedes hacer una lista de las cosas que les estás pidiendo a todos en la organización para que continúen mejorando.
4 / Mensajes de video
Utiliza mensajes de video cuando quieras grabar un mensaje que podría durar desde un par de minutos hasta diez minutos para comunicarte con tus subordinados directos y/o tus asistentes. Estos pueden transmitirse por medio de aplicaciones, videos de selfies o, en algunos casos, un mensaje grabado más formalmente. La mensajería de video es a menudo un punto ciego para los ejecutivos. A los subordinados directos les encanta estar informados. Los mensajes de vídeo son una gran herramienta para cuando las personas no están en la misma zona horaria o no pueden estar en el mismo lugar o en una reunión práctica al mismo tiempo. Ocasionalmente, es importante tener a un subordinado o asistente directo que registre todo lo que sucede en video para que luego puedas enviar ese video a todos los demás.
5 / Reuniones uno a uno
Estas son oportunidades para que tú te comuniques de manera directa y más efectiva con tus asistentes y subordinados directos. En una reunión uno a uno, te sientas con la persona directamente o por teléfono o incluso a través de Zoom, según sea necesario y repasas lo que se ha logrado; lo que debe lograrse; cuáles son los obstáculos; y qué acciones deben tomarse. Mientras trabajan juntos desde el mismo lado de la línea de ataque, puedes usar una pizarra cuando sea posible para dibujar el plan de acción a seguir. Luego, puedes tomar una foto de la pizarra con tu teléfono y enviarla por mensaje de texto a cualquier otra persona que pueda beneficiarse de la información, brindando un nivel de claridad casi como si esa personas hubiera asistido a la reunión.
6 / Reuniones de estrategia
Una reunión de estrategia podría (y probablemente debería) realizarse con tus subordinados directos al menos una vez al mes, para que puedas administrar la efectividad de sus resultados (KPI). Algunos ejecutivos tienen sus reuniones estratégicas trimestrales o incluso fuera del sitio anualmente. Con el ritmo vertiginoso de los cambios que se están produciendo en nuestro mundo, te recomiendo que programes estas reuniones con más frecuencia. Tener una reunión para hacer claridad en las ideas de estrategia a menudo puede marcar una gran diferencia en los resultados, especialmente cuando se combina con la toma de notas en vivo en la pantalla.
7 / Reuniones de la Junta
Esta podría ser la reunión de la junta en sí misma, o podría ser una preparación para la reunión de la junta o incluso un repaso. El propósito es asegurarte de que todos estén en la misma página y se comuniquen de manera efectiva. Asegúrate de felicitar a aquellos que están llevando a cabo de manera eficiente las tareas que se les ha delegado, para que ellos y los demás quieran hacer más. Un punto ciego que veo que hacen los ejecutivos aquí es no preparar a su gente y permitirles brillar. Cuando ellos ganan, tú ganas más.
Espero que este artículo te haya proporcionado una perspectiva que te haga reflexionar sobre cómo ser más eficaz con tu tiempo y tu delegación de actividades y tareas, específicamente con tus subordinados directos e incluyendo a tus ejecutivos o asistentes personales.
Tony Jeary—The RESULTS Guy™—es un renombrado estratega, entrenador ejecutivo y orador principal que cambia la forma de pensar de las personas. Él y su equipo facilitan de manera única las sesiones de planificación en su exclusivo Centro de RESULTADOS para ayudar a los ejecutivos de la industria de la venta directa a aprender, crecer, evolucionar y prosperar.
Con información de Direct Selling News.
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