*El siguiente artículo fue escrito por Leslie Blye y fue publicado originalmente en la edición impresa de Direct Selling News.

La flexibilidad, la creatividad y la planificación de contingencias ayudan a garantizar la conexión humana.

Parece que lo único que sabemos con certeza es que estos son tiempos inciertos y necesitamos estrategias para hacer frente a lo imprevisto.

Los desafíos que todos enfrentamos en la organización de eventos, conferencias, simposios y convenciones durante estos tiempos caóticos se sienten como una montaña rusa a la que preferimos no subir. Las restricciones de lugar, las ordenanzas de toque de queda de las ciudades, las políticas de viaje y muchos otros factores están resurgiendo a medida que la variante Delta continúa impulsando los casos de COVID más alto que nunca en muchas áreas de los Estados Unidos y en otras partes del mundo.

Entonces, ¿Dónde estamos ahora, ¿Eventos híbridos? ¿Eventos en persona? ¿Todo virtual? A decir verdad, son los tres, con la capacidad de combinar o rotar en cualquiera de esos tres más o menos en una dirección particular, junto con la ubicación, para mantener la conexión humana de la que todas nuestras marcas dependen para la diferenciación, la claridad y el compromiso.

Aquí hay algunas consideraciones clave que debe tener en cuenta al planificar tus eventos durante los próximos meses y cómo varias organizaciones han trabajado para navegar por las complejidades y desafíos que todos enfrentamos hoy.

Los eventos híbridos brindan flexibilidad

Podrías pensar que crear un evento híbrido, por definición, significa comprometerse. Seguramente tendrás que sacrificar algunas cosas para que un evento en persona funcione virtualmente también, ¿verdad? Incorrecto. De hecho, si esperas establecer una verdadera conexión humana, no puedes ceder. Pero no te preocupes, no es tan exigente como parece. El mayor requisito es un cambio de mentalidad.

En lugar de intentar forzar la parte en persona para que refleje perfectamente la parte virtual, piensa en las dos como experiencias distintas. Son parte del mismo evento, pero son situaciones diferentes. Por lo tanto, deben ser tratadas como tales. ¿Por qué? Porque las mejores formas de involucrar a una audiencia en persona no son necesariamente las mejores formas de involucrar a una audiencia virtual y viceversa.

Existe un principio de marketing que es el siguiente: cuando intentas atraer a todos, no acabas atrayendo a nadie. Lo mismo ocurre cuando se crea un evento híbrido. Si intentas utilizar solo métodos que atraigan simultáneamente a ambas audiencias, no lograrás atraer a ninguna de las audiencias.

Cuando tratas lo presencial y lo virtual como dos experiencias diferentes, puedes aprovechar las fortalezas de cada plataforma para crear un evento que realmente atraiga a todos. Ese es el principio rector para crear un excelente evento híbrido: crear un excelente evento en persona y un excelente evento virtual.

El ejemplo de la Convención Nacional de Color Street 2021: una historia híbrida

El Centro de Convenciones del Condado de Orange en Orlando, Florida, fue el escenario del regreso de Color Street a los grandes eventos en vivo. Una solución verdaderamente híbrida reunió a 4.000 estilistas en persona y 28.000 asistentes virtuales de todo Estados Unidos. Navegar por el panorama de la dinámica pandémica exigía un enfoque estratégico y flexible para la planificación.

La huella expansiva y los espacios compartidos del Centro de Convenciones plantearon un desafío. El desafío era cómo llevar la marca Color Street al frente y al centro mientras se ayudaba a los estilistas a participar activamente del evento. Desde los carteles exteriores de gran tamaño que saludan a los asistentes hasta un proceso de registro rápido y de marca, los estilistas quedaron cautivados. Las fotografías divertidas y únicas se sumaron al entusiasmo de las redes sociales antes de que comenzara la primera sesión.

El set de Sesiones Generales “Color Street Pave the Way” fue un divertido diseño de inspiración geométrica que incorporó un enfoque combinado de asientos que permitió a todos los asistentes un gran asiento. El concepto utilizó diferentes elementos para darle vida: una enorme pantalla LED de escenario, globos, iluminación LED para un efecto eléctrico, formas geométricas duras que absorbían la luz de colores brillantes y cuatro pantallas de proyección para permitir el máximo placer visual. Desde un emocionante lanzamiento de ventas en un nuevo país hasta la introducción del nuevo catálogo a través de un desfile de moda al estilo de Nueva York, hasta marchas de reconocimiento masivo, el contenido y la ejecución fueron impecables.

Para lograr una verdadera experiencia híbrida para los participantes virtuales, se utilizó una plataforma asociada, Pathable. Esta solución integral proporcionó sesiones de fácil acceso, funciones de chat e interacciones sociales. Un maestro de ceremonias dinámico trajo entrevistas de oradores, ejecutivos y estilistas a la audiencia virtual junto con recorridos y adelantos entre bastidores que crearon un sentido de comunidad para todos. El contenido estaba disponible a pedido para aquellos que no podían ver las sesiones en vivo.

En 11 semanas y media, el abrumador esfuerzo de colaboración con Color Street resultó en un increíble regreso a los negocios, regreso a la creación de redes, regreso al evento inspirador.

Como dijo un miembro del equipo…. “¡Todos logramos algo extraordinario!” ¡La pasión por una increíble experiencia de los estilistas brilló al dejar a los asistentes listos y ansiosos por el próximo evento!

Flexibilidad del lugar y buenos socios

A finales de la primavera y a principios del verano, a medida que las vacunas estaban disponibles y el número de casos disminuía en grandes franjas de la nación, un regreso completo a la normalidad no solo parecía posible, sino que estaba sucediendo de manera real. Entonces Delta surgió.

Ahora, el cálculo de cada persona sobre con qué se siente cómodo ha cambiado. Y más allá de la evaluación de riesgos personales de las personas, los mandatos dirigidos por la ciudad y el estado pueden obligarlo a realizar cambios drásticos. Para muchas organizaciones esto ya se ha convertido en la norma.

A medida que se acerca el invierno, a medida que la gente regresa cada vez más a sus casas, a medida que se habla de refuerzos de vacunas, a medida que las dinámicas continúan cambiando —y cambian rápidamente—, la certeza en la planificación de eventos con meses de anticipación no es mucho mejor que el año pasado.

Tienes un lugar reservado y el depósito pagado. Tiene 3.000 asistentes entrando. Y tres semanas antes del evento, la ciudad impone restricciones. O la ciudad no lo hace, pero los casos están aumentando y está en todas las noticias. ¿Tienes un plan B? ¿Está el plan B completamente operativo, listo para ponerse en acción en cualquier momento?

Caso en cuestión: una empresa de dispositivos médicos planeó recientemente un evento para 500 personas en Dallas. Los casos de coronavirus aumentaron y, aunque Dallas no impuso restricciones, la empresa se sintió incómoda al traer tanta gente a un punto de conflicto. Pero aquí está el problema: debido a que la ciudad de Dallas no impuso restricciones, la compañía estaba obligada al contrato con el lugar.

Es imposible recuperar esa inversión, pero ¿Cómo podemos aprovecharla al máximo? Tener un plan B listo para operar permitió a la empresa cambiar rápidamente y acomodarse de forma acorde para maximizar la situación. El escenario se construyó en el lugar como si fuera un evento en vivo, pero luego se transmitió virtualmente a los asistentes de todo el país. Los participantes que tuvieron que cancelar sus planes en persona con poca antelación pudieron permanecer conectados e interactuar con el equipo y los mensajes de la empresa, casi como si estuvieran en persona.

Tener un Plan A y un Plan B es casi un requisito en medio del entorno actual. Y trabajar con un socio de planificación de eventos que sea flexible, organizado y creativo para generar soluciones para tus términos y situación es fundamental.

Mantenerse conectado, pase lo que pase

A medida que 2021 se acerca a su fin y esperamos otro año nuevo, es probable que la incertidumbre persista durante algún tiempo, desafiando a los organizadores de eventos y planificadores responsables de unir a las personas. Una cosa es segura, la pandemia nos ha permitido a todos explorar formas diferentes y creativas de mantener la conexión humana, con nuestros asociados, clientes, equipos de ventas y cualquier persona a la que estemos tratando de llegar. Podemos estar seguros de que existen múltiples formas de ejecutar nuestros eventos, independientemente de la situación, ubicación o circunstancias actuales. Es solo cuestión de desarrollar más de una opción y permanecer flexible.

*Leslie Blye, directora nacional de ventas de L! VE, recibió su CMP en 2016. Además de liderar el equipo de ventas de L! VE, desempeña un papel central en el desarrollo de nuevos negocios con un enfoque en la gestión de las relaciones con los clientes y la industria.

Con información de Direct Selling News.

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