Si bien las reuniones virtuales se han convertido en una necesidad en la “economía del COVID19”, las reuniones y presentaciones en persona están comenzando a resurgir lentamente. Pueden verse y sentirse un poco diferentes ahora. Aún así, con una planificación, expectativas y medidas de seguridad adecuadas, el impacto positivo de reunirse y establecer relaciones en persona puede reanudarse como un aspecto fundamental de lo que hace que la industria de la venta directa sea tan única.
Muchas empresas y organizaciones dentro y fuera de la industria ya están redescubriendo la apreciación y el valor de unir a las personas en reuniones físicas. Un estudio de la Harvard Business School encontró que las reuniones cara a cara son 34 veces más exitosas que simplemente usar el correo electrónico. En un estudio de Forbes Insight, el 85 por ciento de las personas dijeron que construyen relaciones comerciales más sólidas y significativas durante las reuniones y conferencias en persona.
Estas reuniones “permiten a los vendedores hacer conexiones personales, construir una buena relación y profundizar las relaciones”, dice un artículo en ResourcefulSelling.com sobre reuniones en persona. “Las reuniones personales también brindan a los vendedores mejores oportunidades para aclarar información compleja, comprender las situaciones y los desafíos de los clientes y negociar de buena fe con resultados positivos”.
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La necesidad de no ahogar la comunicación
El lenguaje corporal y las expresiones faciales son fundamentales para una comunicación eficaz. Si bien las mascarillas o barbijos se usan en público, la comunicación por vídeo puede desconectar a las personas y provocar malentendidos. Mantener una comunicación clara en reuniones y conferencias puede resultar difícil. Ofrece a las personas con las que te reúnes protectores faciales transparentes para que los asistentes puedan ver mejor las expresiones faciales completas.
Las mascarillas también pueden amortiguar las voces, así que proporciona micrófonos cuando sea posible. Encuentra otras formas de permitir que los asistentes se comuniquen. Usa pizarrones de video y pizarrones con una vista clara para que los asistentes puedan seguir y tener una representación visual de las presentaciones. Considera darles a los asistentes pizarrones y marcadores pequeños e individuales. Esto puede ayudar a aumentar la participación cuando no es posible una proximidad física. La realización de encuestas o sesiones de preguntas y respuestas también puede ayudar a la participación.
Los siguientes 13 puntos para organizar reuniones en persona seguras y efectivas pueden ayudarte a tener una mejor comunicación con tu grupo de trabajo.
Successful Meetings, un proveedor de recursos de estrategia para reuniones y convenciones, ofrece estos consejos para establecer pautas de seguridad, programación y planificación de alimentos y bebidas:
Programación y planificación
1. Entrega a los asistentes una bolsa con mascarillas de marca, desinfectante de manos, toallitas desinfectantes y un abridor de puerta sin contacto. Esto ayuda a las personas a sentirse cómodas y seguras al ingresar al evento.
2. Controla la salud de los asistentes en la entrada principal, controle las temperaturas y pregunta sobre los síntomas de salud. Haz que los asistentes completen una encuesta de salud por correo electrónico antes del evento.
3. Coloca estaciones de desinfección de manera uniforme en todo el espacio del lugar para que los asistentes no tengan que caminar una gran distancia para desinfectarse. Programa un tiempo para limpiar y desinfectar las habitaciones y el equipo técnico como computadores y proyectores entre reuniones o sesiones.
4. Evita los cuellos de botella de entras a las reuniones al escalonar los tiempos de entrada y de registro en el lugar.
5. Haz que los asistentes se preinscriban con suficiente antelación para determinar la capacidad de la sala para sesiones individuales.
6. Planifica áreas de desbordamiento si las habitaciones alcanzan su capacidad máxima. Transmite en vivo a los oradores en salas desbordadas, o considera transmitir el evento en vivo en las pantallas de todo el lugar.
Alimentos y bebidas
7. Los buffets tradicionales de autoservicio no son plausibles en este momento.
8. Intenta servir alimentos empaquetados individualmente, como almuerzos en caja, bocadillos y bebidas embotelladas, en lugar de jarras de autoservicio.
9. Si tienes un bar, crea un menú de cócteles por lotes o sirve vinos enlatados y cervezas en botella.
10. Para espacios al aire libre, usa camiones de comida espaciados para evitar que las personas se agrupen en filas.
Organizando el lugar
11. Usa espacios grandes para crear límites entre las configuraciones de los asientos. Los arreglos florales grandes en las mesas pueden ayudar a crear espacio entre las personas. Si no puedes separar los asientos, coloca almohadas o carteles en los que no se vayan a usar para bloquear los asientos lo suficiente como para crear espacio.
12. Organiza los asientos en mesas más grandes para permitir la máxima cantidad de espacio. Instala mesas pequeñas con dos o tres asientos para fomentar reuniones más pequeñas.
Utiliza espacios al aire libre que den a los asistentes más espacio para esparcirse. Considera elementos de asientos modernos como espaciosos iglús al aire libre, cabañas o yurtas para grupos más pequeños para recibir invitados.
Con información de Direct Selling News.
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