La mayoría de las encuestas revelan que tanto los colaboradores como los líderes de equipos consideran que las reuniones son aburridas y una pérdida de tiempo. Sin embargo, sabemos que una cultura de comunicación es imprescindible para lograr los objetivos y la visión de tu equipo de trabajo. Y sabemos que la comunicación cara a cara es más constructiva. La respuesta no es prohibir las reuniones por completo; es hacerlas más atractivas y beneficiosas.
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¿Qué hace que tu reunión sea un fracaso?
La participación de los miembros de equipo es esencial; los temas aburridos y una sola persona que habla todo el tiempo es una situación que no invita a otros a participar.
La mayoría de las personas admiten la multitarea en las reuniones, pero esto envía un mensaje de desinterés que se extiende a los demás participantes como un gran bostezo.
Lo más reciente
Las reuniones con temas aburridos y que son más largas de lo necesario matan todo interés.
El hecho de que una reunión se salga de su tema y propósito hace que esta sea un fracaso.
Cuando alguien monopoliza la conversación y repite su argumento una y otra vez.
Cómo hacer que tu próxima reunión sea un éxito.
Pregúntate si es necesaria una reunión e invita solo a quienes necesitan estar allí.
Envía una agenda con anticipación, junto con las preguntas que estarán en discusión.
Prohíbe o en su defecto recomienda no usar dispositivos electrónicos durante la reunión.
No espere a que aparezca la persona más importante o el líder, porque generalmente es esta persona la que retrasa el horario. ¿Eres tu el líder? Designa a alguien para comenzar la reunión e iniciar a tiempo.
Creación de dinamismo en las reuniones
Comienza tu reunión rompiendo el hielo. Esto puede parecer contraproducente en términos de mantener tu reunión puntual, pero aumenta el compromiso entre los integrantes del grupo. Por medio de algún tipo de actividad dinámica puedes lograr que los integrantes de tu equipo se muestren más felices y menos ansiosos.
Evita las conversaciones triviales. No es necesario hablar sobre el clima, el equipo de ligas menores de tu hijo o lo que desayunó. Haz que se sepa que los miembros del equipo pueden llegar unos minutos antes o quedarse un poco más para conectarse en una tono informal si lo desean.
Estrategias de apoyo tecnológico
Si tienes asistentes remotos, o tu reunión es completamente virtual, usa la tecnología de video. Las encuestas muestran que el uso del video disminuye la multitarea y aumenta el compromiso.
Asigna a otros para dirigir parte de la discusión. Tendemos a desconectarnos después de que una persona ha hablado durante mucho tiempo. Una nueva voz reinicia nuestro interés.
Ayudas visuales
Usa imágenes, también una pizarra, cuando corresponda. La mayoría de la población tiene un estilo de aprendizaje visual, por lo que el uso de una pizarra blanca ayuda a los asistentes a absorber mejor la información. (Evita presentaciones de diapositivas largas e innecesarias).
Algunos tipos de personas raramente hablarán en las reuniones. En lugar de ponerlos en el lugar de hablar, coloque desafíos y preguntas con anterioridad. Este proceso les permite pensar en tus sugerencias y estar preparados para hablar sobre ellas. O pueden publicar o enviar sus comentarios por escrito con anticipación.
Cierre de reuniones
Termina tu reunión con una nota inspiradora, motivadora o humorística. Envía a tu gente por la puerta sintiéndose llena de energía y con una sonrisa en el rostro.
Importancia de la imprevisibilidad
Para agregar un poco más de diversión e imprevisibilidad, sorprende a tu equipo con una nueva ubicación o una actividad divertida en tus reuniones. Caminar a un parque cercano puede ser una opción, llévalos a comer o contrata a un organizador de eventos para agregar un giro inesperado a una reunión casual. Su tiempo y esfuerzo se verán recompensados por medio de una mayor productividad y compromiso. Los empleados felices mantienen a cualquier empresa en movimiento.
Con información de Inc.
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