Cómo liderar efectivamente las reuniones remotas

Si estás trabajando de forma remota en esta cuarentena, estos consejos te pueden ayudar a mejorar de gran manera la calidad de tus reuniones.

4 de mayo de 2020
Foto: Envato Elements

El siguiente artículo fue escrito por Mary Mesaglio y apareció en gartner.com

El artículo tiene un fuerte enfoque en los trabajos tradicionales, pero consideramos que puede ser muy útil para los networkers.

El COVID-19 cambió la forma en que trabaja mucha gente. Aunque Gartner ofrece muchos buenos consejos sobre los desafíos técnicos del trabajo remoto, me gustaría ofrecer algo un poco diferente: cómo trabajar desde casa con éxito pleno.

Sucede que Gartner emplea a más de 2.000 expertos, la gran mayoría de los cuales han estado trabajando desde casa durante años. Yo mismo llevo 20 años trabajando desde casa. Y en caso de que te lo preguntes, no me gusta trabajar en reclusión monástica. Soy un trabajador muy colaborativo y me resulta difícil hacer el trabajo a menos que sea con otra persona. Todo esto es posible en un entorno de trabajo remoto.

“No todas las reuniones son iguales.

Cada tipo de reunión requiere un enfoque diferente”.

En mi equipo, colectivamente, tenemos siglos de experiencia combinada trabajando desde casa. (Por amabilidad con mis colegas, no les diré cuántos siglos, pero son muchos).

Lo que hemos aprendido durante nuestros siglos es mucho sobre reuniones remotas y cómo hacerlas efectivas. Y no todas las reuniones son iguales.

Cada tipo de reunión requiere un enfoque diferente. Por ejemplo, una reunión de equipo requiere un enfoque y un enfoque de reunión de 1 a 1 es bastante diferente.

A continuación hemos reunido algunas de nuestras mejores prácticas.

Advertencia:

Una advertencia importante antes de comenzar: todos somos diferentes. Eso suena obvio, pero aquí es por qué es importante. Según nuestra experiencia, el trabajo remoto tiende a exacerbar las diferencias personales y culturales. Los líderes deben ser conscientes de eso.

“Trabajar de forma remota tiende a exponer en persona prácticas que ya son problemáticas”.

Permítanme ofrecer algunos ejemplos de cómo se desarrolla esto, utilizando mi propia experiencia: muchos de mis colegas maldicen por tener varios monitores; odian tener más de una pantalla.

Algunos colegas aman los escritorios de pie; Yo no. Algunos colegas prosperan en un día realmente estructurado. Pero algunos otros entre nosotros necesitan mezclarlo, ya que la rutina se mete con nuestro cerebro creativo.

Por lo tanto, tome los siguientes consejos y espere personalizarlos y cambiarlos según lo que tú y tu equipo necesiten. Definitivamente, una talla no sirve para todos en entornos de trabajo remotos.

Reuniones remotas: examinar la cultura

En un entorno remoto, las reuniones son tu línea de vida, tu conexión, tu pegamento para el resto del equipo. No necesitas reuniones en persona para crear cohesión social, siempre y cuando realices reuniones remotas divertidas que no destruyan el alma.

Una buena regla general es que si la reunión en persona es terrible, la versión remota de la misma será exponencialmente más. Esto significa que, en un entorno de trabajo remoto, la forma en que realizas las reuniones se vuelve crucial para la productividad y la cohesión del equipo.

Si estás pensando: “Sí, pero esto siempre ha sido cierto”, tienes razón. Pero como se señalé anteriormente, trabajar de forma remota tiende a exponer prácticas en persona que ya son problemáticas. Si hay una cosa que debes hacer en este momento, es examinar la cultura de tu reunión y sus suposiciones sobre cómo se ven bien.

Aquí hay algunos consejos de nuestro equipo sobre cómo realizar buenas reuniones de forma remota:

Considera si incluso necesitas una reunión. Incluso en la vida real, nunca he escuchado a un cliente lamentarse: “Solo desearía tener más reuniones”. todo lo contrario es casi siempre cierto: muchas personas encuentran que las reuniones grupales, ya sean remotas o en persona, interfieren con su trabajo real, son aburridas e improductivas, y son demasiado numerosas.

Haz que las reuniones sean más cortas y prevé las posibles distracciones, incluidos, entre otros, niños, mascotas, cónyuges o problemas técnicos.

Considera la duración de reuniones no convencionales. Haz reuniones de 50 minutos en lugar de una hora, o 20 minutos en lugar de media hora.

Reduce las reuniones que incluyen una docena de asistentes o más.

Detén la mentalidad de “invitar a todos por si acaso” e invita solo a aquellos dispuestos a trabajar en una tarea específica y usa el tiempo de la reunión para hacer algo.

Elimina las reuniones para “contemplar el problema” donde todos se reúnen para hablar sobre el problema pero no para hacer nada productivo. Esto se parece a una reunión en la que declaras el problema, comentas por qué es un problema, lamentas el hecho de que sea un problema y pasas al siguiente problema.

Como líder, ten en cuenta el hecho de que las diferencias culturales se exacerban significativamente en situaciones remotas; por ejemplo, cuánto tiempo una cierta cultura se siente cómoda con el silencio. Como dijo un compañero de equipo: “Los líderes necesitan un manejo / capacitación / orientación específicos. Especialmente en las grandes organizaciones globales, los líderes pueden necesitar revisar todo el paradigma de capacitación intercultural si el trabajo desde casa continúa por un tiempo”.

Diferentes tipos de reuniones se ven afectadas de diferentes maneras de entender el trabajo remoto. Examinemos eso:

La reunión del equipo

Las reuniones de equipo son una raza diferente a las reuniones grupales genéricas porque proporcionan una cohesión para el equipo cuando no puedes confiar en conversaciones casuales, almuerzos compartidos o conversaciones más frías.

Como líder, tu objetivo en una reunión de equipo no es solo informar. Tu trabajo es hacer que las reuniones del equipo sean lo más valiosas posibles, lo que significa que sean un vector para la cohesión social, así como un lugar donde se tomen decisiones difíciles, especialmente ahora.

Por lo tanto, usa las reuniones de equipo para consolidar las relaciones, hacer que la gente hable y proporcionar un espacio para la comunicación total, especialmente durante un momento de crisis. Pero además, decide como equipo que no va a estar dentro la discusión, habla sobre el elefante en la sala, toma decisiones difíciles y sigue avanzando en esta crisis.

Además, ten preparadas formas de alentar a las personas a hablar.

Una buena regla general es hacer que el equipo se reúna 50/50, por lo que el líder de la reunión habla no más del 50% del tiempo (en el límite exterior, menos si es posible), y el otro 50% está reservado para la colaboración, la conversación y la discusión por parte de tu gente.

Si el equipo no está acostumbrado a hablar, intenta cambiar tu enfoque. Por ejemplo, alienta a las personas a usar la función de chat para hacer preguntas o rotar quién dirige la reunión. Usa el humor y la informalidad para que la gente hable, pero al igual que las reuniones en persona, no obligues a nadie a hablar ni pongas a nadie en el acto.

Otras formas de mejorar las reuniones de equipo

Considera agregar un ritual o ceremonia a las reuniones de tu equipo, como una forma divertida de comenzar o finalizar una reunión remota.

Por ejemplo, todos pueden comenzar la reunión diciendo lo que pueden ver por la ventana todos los días. Esto funciona mejor para equipos distribuidos geográficamente, donde una persona está mirando la nieve y otra una palmera. Cualquier forma alegre de comenzar la reunión puede ayudar a establecer el tono de intercambio y retroalimentación que desees.

Dado el estado actual del mundo, muchas reuniones comenzarán con todos tocando la base sobre lo que está sucediendo. Pero ten en cuenta la fatiga que puede crear en ciertas geografías. Ponte al día y asegúrate de que todos estén bien.

Es tu trabajo como líder asegurarte de que todos sean escuchados y las voces dominantes no eclipsen a los introvertidos en tu equipo. Esto es como las reuniones en persona, pero esta situación puede exacerbarse en canales de trabajo remotos.

No te olvides del aprecio y la motivación que deberían seguir viniendo de los gerentes / pares, incluso por pequeños actos de éxito. Recientemente, uno de los equipos de Gartner celebró un logro al organizar una fiesta virtual donde el gerente llamó a todos, les envió un certificado de regalo de Starbucks para obtener su bebida favorita y tocó música en la llamada para que todos pudieran relajarse y descansar.

Dependiendo de la cultura en tu lugar de trabajo, es posible que debas establecer algunas reglas sobre el video y lo que la gente debe usar

Reuniones individuales

En este momento de crisis, el aislamiento de los empleados es una verdadera preocupación.

Asegúrate de tener reuniones con cada uno de los miembros de tu equipo a menudo. Déjalos establecer el ritmo. Algunas personas consideran que más de una vez cada dos semanas es algo invasivo e innecesario, y otras necesitan múltiples llamadas por semana. Especialmente ahora, es posible que necesites aumentar tu ritmo de reunión individual para asegurarte de que todos estén bien y se sientan incluidos.

Evita lanzarte a los negocios como siempre

El trabajo podría no ser lo que está ocupando la psique de tus empleados y coequiperos en un momento dado.

Lo más probable es que los empleados y/o colaboradores se pregunten si van a perder su casa o su trabajo, o si un ser querido anciano podría enfermarse.

En lugar de lanzarse a los negocios como de costumbre, copia el enfoque de un colega en Gartner: comienza preguntando sobre su salud, luego sobre sus familias y cómo va todo, y solo luego sobre su trabajo.

Si están distribuidos geográficamente en todo el mundo, lo más probable es que diferentes compañeros de equipo estén experimentando diferentes circunstancias, algunas en un bloqueo total, otras saliendo de este y otras aún sin experimentar el COVID-19 directamente.

Considere que el trabajo remoto es más difícil para los nuevos compañeros:

No puedes confiar en encuentros casuales o almuerzos en la cafetería para consolidar nuevas relaciones.

Presta especial atención a cualquiera que sea nuevo en el equipo y que de repente trabaje de forma remota.

Es posible que necesites tener más reuniones con nuevos trabajadores o establecer reuniones entre ellos y tus compañeros de equipo de manera proactiva.

El trabajo remoto puede ser difícil, y el trabajo remoto durante una pandemia tiene sus propias necesidades. Asegúrate de que tus reuniones sean inclusivas, efectivas y estén bien administradas para reducir la frustración y desarrollar la camaradería del equipo durante los tiempos difíciles.

Con información de Direct Selling News.

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